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Como Responder a uma Inquérito B2B Internacional: O Que Deveria Dizer Primeiro?

Comprador envia um email:

Olá, estamos interessados nos seus produtos. Por favor, envie-nos o seu catálogo e o melhor preço.

Para muitos fabricantes, isso parece uma solicitação direta. A equipe de vendas envia o catálogo, anexa uma lista de preços e aguarda uma resposta.

Às vezes o comprador responde. Muitas vezes, nada acontece.

O problema pode não estar no preço. O comprador pode ter recebido um catálogo genérico que não atende aos seus requisitos, ou uma cotação basada em suposições que não se alinham com sua aplicação. Também podem estar comparando vários fornecedores e não ter razão para prosseguir na conversa com um que forneça pouca informação útil.

A primeira resposta importa porque ela molda o que acontece depois.

Uma solicitação de catálogo ainda não é um requisito de compra.

Quando alguém pede por um catálogo e um preço, é tentador enviar tudo o que estão disponíveis. Mas um catálogo pode conter dezenas ou centenas de produtos, enquanto o comprador pode precisar apenas de um modelo específico.

Antes de elaborar uma cotação, tente entender o que o comprador pretende comprar.

Para um produto industrial, os detalhes relevantes podem incluir:

• O modelo do produto ou a aplicação intencionada
• Dimensões necessárias, materiais ou especificações técnicas necessárias
• Quantidade estimada
• Se a compra for para um projeto, revenda ou produção regular
• País de destino

Não toda consulta requer detalhes desses. Um comprador pedindo um produto padrão com um modelo claramente especificado pode precisar apenas de um preço e estimativa de entrega. Um comprador descrevendo uma aplicação personalizada pode precisar de uma discussão técnica primeiro.

A resposta de vendas deve refletir essa diferença.

Responda à pergunta antes de fazer outra.

Um erro comum é responder a uma consulta com uma lista de perguntas sem informações úteis.

Imagina um comprador perguntando pelo preço de um determinado produto. Se o representante de vendas responder com dez perguntas sem explicar por que as informações são necessárias, o comprador pode se sentir que receber uma cotação é desnecessariamente difícil.

Onde a informação já estiver disponível, forneça-a.

Se o preço depender da quantidadade, explique a base de precificação. Se o custo de envio depender do destino, avise. Se uma especificação técnica está faltando, identifique o item exato que precisa de confirmação.

Uma resposta útil poderia ser desta forma:

Assunto: Re: Inquérito Sobre Produtos de Filtração Industrial

Caro James,

Obrigado por_contactar_nos_sobre_nossos_produtos_de_filtragem_industrial.

Anexei nosso catálogo de produtos para sua referência.

Podemos preparar uma cotação para você. Para garantir que estamos coteando o produto correto, poderia nos informar qual modelo ou aplicação de filtração você está considerando?

Se você já tem requisitos técnicos, como capacidade de filtração ou especificações do filtro, por favor, sinta-se à vontade para enviá-los para nós.

Seria útil também saber a quantidade estimada e o destino da entrega, pois esses fatores podem afetar a cotação.

Com estas informações, podemos verificar as opções apropriadas e retornar mais detalhes para você.

Melhores cumprimentos,

name do usuário
nome da empresa
[Website]
[Informações de Contato]

Note que o email não tenta vender toda a empresa. Ele fornece ao comprador o catálogo solicitado, explica por que informações adicionais são necessárias e solicita apenas alguns detalhes relevantes para a cotação.

Quando o comprador pede apenas pelo seu melhor preço

Uma mensagem que diz "Por favor, envie seu melhor preço" pode ser difícil de lidar.

O representante de vendas pode não conhecer a quantidade necessária, a configuração do produto, o embalamento ou o destino de entrega. Dar um preço final sem esses detalhes pode causar problemas mais tarde.

Em vez de responder com uma afirmação vaga como "Por favor, informe seus requisitos", explique o que determina o preço.

Por exemplo:

A preco depende do modelo selecionado e da quantidade pedida. Se puder compartilhar o modelo e a quantidade aproximada, podemos verificar a preço aplicável. Também podemos fornecer um preço indicativo para sua avaliação inicial, se essa for útil.

Isso mantém a conversa em andamento sem apresentar uma citação não confirmada como uma proposta final.

Se um intervalo depreço ou preço padrão estiver disponível e aprovado para compartilhamento, fornecê-lo pode ser mais útil do que reter todas as informações depreços até que todos os detalhes sejam conhecidos.

Quando a consulta contém perguntas técnicas

As perguntas técnicas não devem ser tratadas como objeções de vendas comuns.

Um comprador perguntando sobre a compatibilidade do material, condições de operação, desempenho de filtração, capacidade de carga ou tolerâncias do produto pode estar verificando se o produto é adequado para uma aplicação específica.

Se a resposta estiver documentada, responda diretamente e refira-se ao respectivo folheto informativo ou relatório de testes.

Se a resposta não for confirmada, não faça suposições. Uma resposta técnicamente imprecisa pode danificar a confiança e criar problemas após uma ordem ser feita.

É melhor dizer:

Gostaríamos de confirmar essa especificação com nossa equipe técnica antes de fornecer uma resposta definitiva. Você poderia compartilhar as condições de operação ou detalhes do aplicativo?

Este é mais credível do que dar uma resposta imediata que a fabricante não pode suportar.

A primeira resposta deve tornar o próximo intercâmbio mais fácil

Um bom email não precisa ser longo. Ele precisa dar ao comprador um motivo claro para responder.

Compara essas duas abordagens:

Menos útil:

Obrigado por sua consulta. Por favor, verifique nosso site e nos informe se você tiver alguma pergunta.

Mais útil:

Obrigado pela sua consulta sobre nossos válvulas de aço inoxidável. Temos várias modelos para diferentes faixas de pressão. Poderia confirmar o rating de pressão necessário e o tamanho da conexão? Assim, podemos identificar os modelos adequados e preparar a cotação.

O segundomensagem refere-se ao produto do comprador, identifica as informações faltantes e explica o que a empresa fará com a resposta.

É a diferença entre reconhecer uma pergunta e ativamente tratá-la.

O que acontece após o envio do email?

Um e-mail enviado não é igual a uma tarefa de vendas concluída.

Se o comprador não responder, primeiro considere se a mensagem original forneci informações suficientes para que ele tomasse uma decisão. O catálogo era relevante? O preço solicitado foi incluído? Era fácil responder às perguntas? Havia um próximo passo claro?

Umfollow-up pode se referir à solicitação original em vez de simplesmente perguntar se o comprador leu o email.

Por exemplo:

Assunto: Retomada Sobre Sua Inquietação sobre o Produto

Caro James,

Quero entrar em contato novamente com relação à sua consulta sobre nossos produtos de filtração industrial.

Você tem chance de revisar o catálogo?

Se você identificou um modelo ou aplicativo específico, pode nos enviar os detalhes e veremos as opções adequadas para você.

Se sua solicitação ainda estiver sendo avaliada, também está bem. Podemos fornecer mais informações sobre o produto quando for útil.

Melhores cumprimentos,

name do usuário

O tempo e a frequência das follow-ups devem depender da situação do comprador e da natureza da consulta. Mensagens repetidas sem novas informações raramente melhoram a conversa.

Para fabricantes que recebem consultas por meio de várias websites, endereços de email ou representantes de vendas, é também importante manter um registro da solicitação original, da resposta e da próxima ação. Caso contrário, um comprador que já recebeu uma cotação pode acabar recebendo novamente o mesmo email de apresentação.

Um time de vendas deve ser capaz de ver não apenas quem contatou a empresa, mas também o que o comprador perguntou, qual informação foi fornecida e o que ainda precisa ser resolvido.