Comment répondre professionnellement à une enquête B2B à l'étranger

Comment répondre à une demande internationale B2B : Que Devriez-Vous Dire en Premier ?

Un acheteur envoie un email:

Bonjour, nous sommes intéressés par vos produits. Veuillez nous envoyer votre catalogue et le meilleur prix.

Pour de nombreux fabricants, cela ressemble à une demande straightforward. L'équipe commerciale envoie le catalogue, adjoint une liste de prix, et attend une réponse.

Parfois l'acheteur répond. Très souvent, rien ne se passe.

Le problème pourrait ne pas être le prix. L'acheteur pourrait avoir reçu une cataloguer générique qui ne répond pas à leurs exigences, ou une offre basée sur des suppositions qui ne correspondent pas à leur application. Ils pourraient également comparer plusieurs fournisseurs et n'avoir aucune raison de poursuivre la conversation avec celui qui ne leur fournit peu d'informations utiles.

La première réponse compte porque elle façonne ce qui va se passer ensuite.

Une demande de catalogue n'est pas encore une exigence d'achat

Lorsqu'une personne réclame un catalogue et un prix, il est tentant de lui envoyer tout ce qui est disponible. Mais un catalogue peut contenir des dizaines ou des centaines de produits, tandis que l'acheteur n'a peut-être besoin que d'un modèle particulier.

Avant de préparer une estimation, essayez de comprendre ce que l'acheteur souhaite acheter.

Pour un produit industriel, les détails pertinents pourraient inclure :

• Le modèle du produit ou l'application prévue
• Dimensions requises, matériaux ou spécifications techniques
• Quantité estimée
• Que l'achat soit pour un projet, une revente ou une production régulière
• Pays de destination

Pas toutes les demandes nécessitent ces détails. Un acheteur demandant un produit standard avec un modèle clairement spécifié n'a peut-être besoin que d'un prix et d'une estimation de livraison. Un acheteur décrivant une application personnalisée pourrait avoir besoin d'une discussion technique en premier.

La réponse commerciale devrait refléter cette différence.

Répondez à la question avant d'en poser une autre

Une erreur courante consiste à répondre à une requête par une liste de questions sans informer d'une manière utile.

Imagine que l'acheteur demande le prix d'un produit particulier. Si le représentant commercial répond par dix questions sans expliquer pourquoi ces informations sont nécessaires, l'acheteur pourrait se sentir que l'obtention d'un devis est inutilement difficile.

Où des informations sont déjà disponibles, fournissez-les.

Si le prix dépend de la quantité, expliquez la base tarifaire. Si le coût de livraison dépend de la destination, précisez-le. Si une spécification technique manque, identifiez l'article exact qui nécessite la confirmation.

Une réponse utile pourrait ressembler à ceci :

Sujet: Re: Demande concernant les Produits de Filtration Industrielle

Cher James,

Merci de nous contacter à propos de nos produits de filtration industrielles.

J'ai joints notre catalogue de produits pour votre référence.

Nous pouvons préparer un devis pour vous. Pour être certains de citer le bon produit, pourriez-vous nous indiquer le modèle ou l'application de filtration que vous prévoyez d'utiliser ?

Si vous avez déjà des exigences techniques, telles que la capacité de filtration ou les spécifications du membranes, n'hésitez pas à nous les envoyer.

Il serait également utile de connaître votre quantité estimée et votre destination de livraison, car ces informations peuvent affecter l'quotes-indications.

Une fois que nous avons ces détails, nous pouvons vérifier les options adaptées etvous revenir avec des informations plus spécifiques.

Meilleures salutations,

[Votre Nom]
[nom de la société]
[Site web]
[Informations de contact]

Remarque que l'email ne tente pas de vendre l'entreprise entière. Il donne au acheteur le catalogue demandé, explique pourquoi des informations supplémentaires sont nécessaires et demande seulement quelques détails pertinents pour l'offre.

Quand l'acheteur demande uniquement votre meilleure offre

Un message qui dit "Veuillez envoyer votre meilleure offre" peut être difficile à gérer.

Le représentant de ventes ne sait peut-être pas la quantité requise, la configuration du produit, l'emballage ou la destination de livraison. Fixer un prix final sans ces détails peut créer des problèmes ultérieurs.

Au lieu de répondre avec une déclaration vague comme "Veuillez préciser vos exigences", expliquez ce qui détermine le prix.

Par exemple:

Le prix dépend du modèle sélectionné et de la quantité commandée. Si vous pouvez nous partager le modèle et la quantité approximative, nous pourrons vérifier le prix applicvable. Nous pouvons également vous fournir un tarif indicatif pour votre évaluation initiale si cela vous est utile.

Cela maintient la conversation en mouvement sans présenter une citation non confirmée comme une offre finale.

Si un intervalle de prix ou un prix standard est disponible et approuvé pour la partage, il peut être plus utile de fournir celui-ci plutôt que de retenir toutes les informations sur les prix jusqu'à ce que tous les détails soient connus.

Lorsque l'inquête contient des questions techniques

Les questions techniques ne doivent pas être considérées comme des objections commerciales ordinaires.

Un acheteur interrogant sur la compatibilité matérielle, les conditions d'opérations, les performances de filtration, la capacité de charge ou les tolérances du produit pourrait vérifier si le produit est adapté à une application spécifique.

Si la réponse est documentée, répondez directement et faites référence au fascicule technique ou au rapport de test pertinent.

Si la réponse n'est pas confirmée, ne devinez pas. Une réponse technique inexacte peut endommager la confiance et créer des problèmes après la placement d'une commande.

Il vaut mieux dire :

Nous aimerions confirmer cette spécification avec notre équipe technique avant de vous donner une réponse définitive. Pourriez-vous partager les conditions d'exploitation ou les détails d'application ?

Ceci est plus crédible que de donner une réponse immédiate que le fabricant ne peut pas soutenir.

La première réponse facilitera l'échange suivant

Un bon email n'a pas besoin d'être long. Il doit donner au acheteur une raison claire de répondre.

Comparedez ces deux approches :

Moins utile:

Merci pour votre enquête. Veuillez vérifier notre site Web et informez-nous si vous avez Merci pour votre inquiry. Veuillez vérifier notre website et nous informer si vous avez any questions.

Plus utile :

Merci de votre inquiry concernant nos verrous en acier inoxydable. Nous avons plusieurs modèles pour différentes gammes de pression. Pouvez-vous confirmer le taux de pression nécessaire et la taille de connexion ? Nous pouvons ensuite identifier les modèles adaptés et préparer le devis.

Le deuxième message se réfère au produit du client, identifie les informations manquantes et explique ce que la entreprise fera avec la réponse.

Cela reconnaître une question et la traiter activement.

Qu'arrive-t-il après l'envoi du courrier électronique ?

Un email envoyé ne correspond pas à une tâche de vente terminée.

Si l'acheteur ne répond pas, envisagez tout d'abord si le message original leur a fourni suffisamment d'informations pour prendre une décision. Était le catalogue pertinent ? Le prix demandé était-il inclus ? Les questions étaient-elles faciles à répondre ? Y avait-il une prochaine étape claire ?

Un suivi peut ensuite faire référence à la demande originale plutôt que de simplement demander si l'acheteur a lu l'e-mail.

Par exemple:

Sujet : Suivi de votre demande de renseignements sur le produit

Cher James,

Je voudrais suivre à votre demande concernant nos produits de filtration industrielle.

Avez-vous eu l'occasion de réexaminer le catalogue ?

Si vous avez identifié un modèle ou une application particuliers, vous pouvez nous fournir les détails et nous vérifierons les

Si vos exigences sont toujours en cours d'évaluation, c'est également parfait. Nous pouvons fournir des informations supplémentaires sur le produit à tout moment qui le nécessite.

Meilleures salutations,

[Votre Nom]

Le timing et la fréquence des suivis doivent dépendre de la situation de l'acheteur et de la nature de la demande. De nombreuses messages répétés sans nouvelles informations n'améliorent généralement pas la conversation.

Pour les fabricants recevant des inquiries via plusieurs sites web, des adresses email ou des représentants commerciaux, il vaut également la peine de tenir un registre de la demande originale, de la réponse et de la prochaine action. Sinon, un acheteur qui a déjà reçu un devis peut finir par recevoir à nouveau le même e-mail d'accueil.

Une équipe de vente devrait être capable de voir non seulement qui a contacté l'entreprise, mais aussi ce que l'acheteur a demandé, quelles informations ont été fournies, et ce qui still needs to be resolved.