Cómo responder profesionalmente a una consulta B2B internacional
Cómo responder a una consulta B2B internacional: ¿ Qué deberías decir primero?
Un comprador envía un correo electrónico:
Hola, estamos interesados en sus productos. Por favor, envíenos su catálogo y mejor precio.
Para muchas empresas, esto parece una solicitud sencilla. El equipo de ventas envía el catálogo, adjunta una lista de precios y espera una respuesta.
A veces el comprador responde. Muy a menudo, nada sucede.
El problema no podría ser el precio. El comprador podría haber recibido un catálogo genérico que no responde a sus requisitos, o una cotización basada en asumpciones que no coinciden con su aplicación. También podrían estar comparando a varios suplentes y no tener razón para seguir la conversación con uno que proporcione poca información útil.
La primera respuesta importa porque moldea lo que sucede después.
Una solicitud de catálogo aún no es una necesidad de compra.
Cuando alguien pide un catálogo y un precio, puede ser tentador enviar todo lo disponible. Sin embargo, un catálogo puede contener docenas o incluso cientos de productos, mientras que el comprador podría necesitar solo un modelo particular.
Antes de preparar una cotización, intenta entender qué es lo que el comprador desea comprar.
Para un producto industrial, los detalles relevantes podrían incluir:
- El modelo del producto o la aplicación intencionada
- Requisitos dimensionales, materiales o especificaciones técnicas
- Cantidad estimada
- Sea para un proyecto, una reventa o producción regular
- País de destino
No todas las consultas requieren estos detalles. Un comprador que solicita un producto estándar con un modelo especificado puede necesitar solo un precio y una estimación de envío. Un comprador que describe una aplicación personalizada puede necesitar una discusión técnica primero.
La respuesta comercial debe reflejar esa diferencia.
Respuesta a la pregunta antes de hacer otra
Un error común es responder a una consulta con una lista de preguntas sin información útil.
Imagina que un comprador solicita el precio de un producto particular. Si el representante de ventas responde con diez preguntas sin explicar por qué se necesita esa información, el comprador puede sentir que obtener un cotejo es innecesariamente difícil.
Donde la información esté ya disponible, proporcionarla.
Si el precio depende de la cantidad, explique la base de precios. Si el costo de entrega depende del destino, indíquelo. Si falta una especificación técnica, identifique el elemento exacto que necesita confirmación.
Una respuesta útil podría parecerse a esto:
Asunto: Re: Consulta sobre Productos de Filtración Industrial
Querido James,
Gracias por contactarnos sobre nuestros productos de filtración industrial.
He adjunto nuestro catálogo de productos para su referencia.
Podemos preparar una cotización para usted. Para asegurarnos de que estemos cotizando el producto correcto, ¿podría indicarnos el modelo o la aplicación de filtración que está considerando?
Si ya tienes requisitos técnicos, como capacidades de filtración o especificaciones de membrana, no dudes en enviárnoslos.
También será útil saber tu cantidad estimada y destino de entrega, ya que estos pueden afectar la cotización.
Una vez que tengamos estos detalles, podemos revisar las opciones adecuadas y regresarle con información más específica.
Me saluda cordialmente,
[nombre de usuario]
company name
[Website]
[Información de contacto]
Anoten que el correo no intenta vender la empresa entera. Le proporciona al comprador el catálogo solicitado, explica por qué se necesita más información y solicita solo algunos detalles relevantes para el presupuesto.
Cuando el comprador solo pide tu mejor precio
Un mensaje que dice "Por favor envié su mejor precio" puede ser difícil de manejar.
El representante de ventas puede no conocer la cantidad requerida, la configuración del producto, el empaque o el destino de entrega. Fijar un precio final sin estas detalles puede crear problemas más tarde.
lugar de responder con una afirmación vaga como "Por favor, indique sus requisitos", explica qué determina el precio.
Por ejemplo:
El preciodepende del modelo seleccionado y la cantidad de pedido. Si puedes compartir el modelo y la cantidad estimada, podremos revisar el precio aplicable. También podemos proporcionar un precio indicativo para tu evaluación inicial si eso te resulta útil.
MANTIENE LA CONVERSACIÓN EN MOVIMIENTO SIN PRESENTAR UNA CITACIÓN SIN CONFIRMAR COMO UNA OFERTA FINAL.
Si un rango de precios o un precio estándar están disponibles y han sido aprobados para ser compartidos, puede ser más útil proporcionar este precio que retrasar la información de precios hasta que todos los detalles se conozcan.
Cuando la consulta contenga preguntas técnicas
Las preguntas técnicas no deben tratarse como objeciones de venta
Un comprador que se pregunta sobre la compatibilidad material, las condiciones de operación, el rendimiento de filtrado, la capacidad de carga o las tolerancias del producto puede estar comprobando si el producto es adecuado para una aplicación específica.
Si la respuesta está documentada, responde directamente y reférente al folleto de datos o informe de prueba relevante.
Si la respuesta no está confirmada, no adivinar. Una respuesta técnicamente inexacta puede dañar la confianza y criar problemas después de que se Platz una orden.
Es mejor decir:
Queremos confirmar esta especificación con nuestro equipo técnico antes de darte una respuesta definitiva. ¿Podrías compartir las condiciones de operación o detalles del uso?
Esto es más creíble que dar una respuesta inmediata que el fabricante no puede soportar.
La primera respuesta debería facilitar el siguiente intercambio
Un correo electrónico bueno no necesita ser largo. Necesita dar al comprador una clara razón para responder.
Compara estos dos enfoques:
Menos útil:
Gracias por su consulta. Por favor, revise nuestro sitio web e informe si tiene alguna pregunta.
Más útil:
Gracias por tu consulta sobre nuestros válvulas de acero inoxidable. Tenemos varios modelos para diferentes rangos de presión. ¿Podría confirmar la clasificación de presión requerida y el tamaño de conexión? Entonces podemos identificar los modelos adecuados y preparar el presupuesto.
El segundo mensaje se refiere al producto del comprador, identifica la información faltante y explica qué hará la empresa con la respuesta.
Esa es la diferencia entre reconocer una consulta y tratarla activamente.
¿Qué pasa después de enviar el correo electrónico?
Un correo electrónico no es lo mismo que una tarea de ventas completada.
Si el comprador no responde, primero considera si la mensaje original les dio suficiente información para tomar una decisión. ¿Fue el catálogo relevante? ¿Se incluyó el precio solicitado? ¿Fueron fáciles de responder las preguntas? ¿Había un paso siguiente claro?
Entonces un seguimiento puede hacer referencia a la solicitud original en lugar de simplemente preguntar si el comprador ha leído el correo.
Por ejemplo:
Asunto: Seguimiento de Su Inquierencia sobre Producto
Querido James,
Quiero hacer seguimiento a tu consulta sobre nuestros productos de filtración industrial.
¿Has tenido la oportunidad de revisar el catálogo?
Si ha identificado un modelo o aplicación particular, puede enviarnos los detalles y comprobaremos las opciones adecuadas para usted.
Si sus requisitos aún están being evaluados, también está bien. Podemos proporcionar información adicional sobre el producto whenever sea útil.
Me saluda cordialmente,
[nombre de usuario]
La frecuencia y el timing de las respuestas dependerán de la situación del comprador y la naturaleza de la consulta. Las mensajerías repetidas sin nueva información raramente mejoran la conversación.
Para los fabricantes que reciben consultas a través de varios sitios web, direcciones de correo electrónico u representantes de ventas, también es conveniente mantener un registro de la solicitud original, la respuesta y la siguiente acción. De lo contrario, un comprador que ya ha recibido una cotización podría recibir nuevamente el mismo correo electrónico de presentación.
Un equipo de ventas debe poder ver no solo quién contactó a la empresa, sino también lo que el comprador preguntó, qué información se proporcionó y qué aún necesita resolverse.
