متى وكيف يجب عليك متابعة العميل المحتمل؟
متى وكيف يجب عليك متابعة العميل المحتمل؟
أرسلت مقدمة لمشتري محتمل في الخارج، ولم يكن هناك رد بعد عدة أيام. هل يجب عليك إرسال بريد إلكتروني آخر، أم الانتظار أسبوعًا، أم المضي قدمًا؟
لا توجد قاعدة زمنية واحدة تناسب جميع الصناعات وجميع العملاء المحتملين. يجب أن يعتمد الإجراء التالي على التفاعل السابق، ومدى صلة عرضك، وما إذا كان لديك شيء مفيد يمكنك إضافته.
الهدف هو مواصلة المحادثة التجارية، وليس مجرد إرسال تذكيرات باستمرار حتى يستجيب أحد.
أولاً، تحقق مما حدث للرسالة الأولى
قبل المتابعة، راجع البريد الإلكتروني الأصلي وتفاصيل الاتصال. هل كان المستلم معنيًا بالمنتج؟ هل شرحت الرسالة سبب اتصالك بالشركة؟ هل كان هناك خطوة تالية واضحة ومعقولة؟
إذا كانت الرسالة البريدية الأولى غامضة أو أرسلت إلى الشخص الخطأ، فإن تكرارها لن يحل المشكلة. قم بالبحث عن المزيد عن الشركة وقرر ما إذا كان من المناسب استخدام جهة اتصال مختلفة أو رسالة أكثر تحديدًا.
تحقق أيضًا من ما إذا كان المستلم قد رد عبر قناة أخرى أو طلب عدم الاتصال به.
اختر الوقت المناسب بناءً على الظروف.
لرسالة إلكترونية أولية بدون رد، قد يكون من المنطقي إرسال رسالة تتبع بعد عدة أيام عمل. المدة المناسبة تعتمد على المنتج والسوق وطبيعة الطلب. قد يستغرق عملية شراء صناعي معقد وقتًا أطول بكثير من استفسار بسيط.
إذا طلب أحد العملاء المحتملين عرض أسعار أو وثيقة تقنية، فيجب أن يتم التنفيذ وفقًا للخطوة التالية المتفق عليها. إذا قالوا إنهم سيراجعون المعلومات في الشهر المقبل، فإن الاتصال بهم مرارًا وتكرارًا خلال بضعة أيام يعتبر تجاهلًا لما أخبروك به بالفعل.
gunakan جدول زمني مخطط كتذكير، وليس كتعليمة لإرسال رسالة بغض النظر عن السياق.
قدم سببًا لكل رد فعل أو إجراء تالٍ.
الرد الضعيف يقول فقط: “أريد فقط التأكد من أنك رأيت رسالتي الأخيرة.
أحيانًا، يكون التذكير القصير مناسبًا، لكن التذكيرات المتكررة بدون معلومات جديدة تصبح سريعًا غير مفيدة.
رسالة أقوى قد توضح مواصفة منتج معينة، أو تشارك وثيقة تقنية ذات صلة، أو تجيب على سؤال تم طرحه سابقًا، أو تسأل ما إذا كان المستلم الشخص المناسب لفئة المنتج هذه.
حافظ على تركيز الرسالة. يجب أن يكون بإمكان المستلم فهم سبب كتابتك مرة أخرى دون الحاجة إلى قراءة تاريخ طويل من المراسلات السابقة.
قم بتعديل الخطوة التالية وفقًا لرد المحتمل
الاستجابات المختلفة تتطلب إجراءات مختلفة.
إذا طلب العميل معلومات تقنية، قدم المواد ذات الصلة وسجل ما تم إرساله. إذا قالوا إن المنتج خارج نطاق اهتماماتهم، قم بتحديث السجل وتجنب مواصلة نفس العرض. إذا أشاروا إلى شخص آخر للتواصل، تحقق من التفاصيل وتواصل مع الشخص الجديد مع تقديم المعلومات الضرورية.
إذا لم يكن هناك رد بعد عدد قليل من المحاولات المناسبة، فقد يكون من الأفضل التوقف بدلاً من الاستمرار بشكل لا نهائي. العدد الدقيق يعتمد على السياق، ولكن كل رسالة إضافية يجب أن تكون لها هدف واضح.
الترجمة إلى العربية: احترم طلبات التوقف عن الاتصال بالمستلم واتبع متطلبات البريد الإلكتروني والخصوصية المعمول بها.
احتفظ بسجل المتابعة بسيطًا
يجب أن تكون أفرق المبيعات قادرة على معرفة متى تم إرسال آخر رسالة، وما تحتويه، وما إذا وصل رد، وما الذي يجب أن يحدث بعد ذلك.
يمكن للجدول الإلكتروني أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) تتبع المعلومات المتعلقة بالشركة والأشخاص، تاريخ آخر تواصل، حالة الرد، الإجراء التالي، وأي طلبات للانسحاب من القائمة. هذا يقلل من إرسال رسائل مكررة عن طريق الخطأ ويساعد الزملاء على مواصلة المحادثة دون الحاجة إلى البدء من الصفر.
يتيح ذلك أيضًا إمكانية التعلم من هذه العملية. إذا كان المستهدفون يستجيبون مرارًا وتكرارًا فقط بعد تلقي نوع معين من المعلومات التقنية، فقد يكشف ذلك عما يحتاجه الجمهور المستهدف لتقييم المورد.
كن على علم بمتى يجب أن تتوقف.
ليس كل عميل محتمل صامتًا ينتظر رسالة بريد إلكترونية إضافية. ربما لا تكون الشركة بحاجة إلى خدماتك حاليًا، أو قد يكون الشخص المتصل غير المناسب، أو قد يكون الوقت غير مناسب ببساطة.
بعد محاولات معقولة، أوقف العملية وركز على العملاء المؤهلين بشكل أفضل. عد إلى الشركة لاحقًا فقط عندما يكون هناك سبب مشروع ويكون من المناسب القيام بذلك.
المتابعة الجيدة لا تقاس بعدد الرسائل المرسلة، بل تقاس بما إذا كان التواصل ذو صلة، منظمًا، محترمًا، وقادرًا على تحقيق فرصة حقيقية.
