Wann und wie sollten Sie mit einem potenziellen Kunden nachgehaken?
Wann und wie sollten Sie mit einem potenziellen Kunden nachgehaken?
Sie senden eine Einführung an einen potenziellen ausländischen Käufer. Nach einigen Tagen gibt es keine Antwort. Sollten Sie eine weitere E-Mail senden, eine Woche warten oder weitermachen?
Es gibt keine einheitliche Zeitregel, die für alle Branchen und alle potenziellen Kunden geeignet ist. Eine Nachfolgeaktion sollte von der vorherigen Interaktion, der Relevanz Ihres Angebots sowie davon abhängen, ob Sie etwas Nützliches hinzufügen können.
Das Ziel ist es, ein geschäftliches Gespräch fortzusetzen – und nicht einfach weiterhin Erinnerungen zu senden, bis jemand antwortet.
Zuerst prüfen Sie, was mit der ersten Nachricht passiert ist.
Vor dem Weitermachen prüfen Sie bitte die ursprüngliche E-Mail sowie die Kontaktdaten. War der Empfänger für das Produkt relevant? Erklärte die Nachricht, warum Sie die Firma kontaktiert haben? Gab es einen klaren und angemessenen nächsten Schritt?
Wenn die erste E-Mail unklar formuliert war oder an die falsche Person gesendet wurde, wird das Wiederholen der Nachricht das Problem nicht lösen. Forschen Sie erneut über das Unternehmen und entscheiden Sie, ob ein anderer Kontakt oder eine spezifischere Botschaft sinnvoller wäre.
Also überprüfen Sie, ob der Empfänger über einen anderen Kanal geantwortet hat oder darum gebeten hat, nicht kontaktiert zu werden.
Wählen Sie die passende Zeit in Abhängigkeit von der Situation.
Für eine erste, unerwiderte E-Mail kann es nach einigen Geschäftstagen sinnvoll sein, eine Nachfolge-E-Mail zu senden. Der angemessene Zeitabstand hängt vom Produkt, vom Markt und von der Art der Anfrage ab. Eine komplexe Industriebestellung kann viel länger dauern als eine einfache Anfrage.
Wenn ein Interessent eine Preisangebotsanfrage oder ein technisches Dokument verlangt hat, sollte die Kommunikation dem vereinbarten nächsten Schritt folgen. Wenn sie sagten, sie würden die Informationen nächsten Monat überprüfen, wäre es unhöflich, sie innerhalb weniger Tage mehrmals zu kontaktieren – das ignoriert schließlich, was sie Ihnen bereits mitgeteilt haben.
Verwenden Sie einen geplanten Zeitplan als Erinnerung, nicht als Anweisung, eine Nachricht unabhängig vom Kontext zu senden.
Gib jedem Nachfragedurchgang einen Grund.
Eine schwache Nachfrage lautet nur: „Ich möchte nur überprüfen, ob Sie meine letzte E-Mail gelesen haben.
Manchmal ist eine kurze Erinnerung angebracht, aber wiederholte Erinnerungen ohne neuen Kontext werden schnell unhelpful (nicht mehr nützlich).
Eine stärkere Nachricht könnte eine Produktspezifikation klären, ein relevantes technisches Dokument teilen, eine zuvor gestellte Frage beantworten oder abfragen, ob der Empfänger die richtige Person für die entsprechende Produktkategorie ist.
Halten Sie die Botschaft auf das Wesentliche fokussiert. Der Empfänger sollte in der Lage sein, zu verstehen, warum Sie erneut schreiben, ohne die lange Vergangenheit der vorherigen Korrespondenz lesen zu müssen.
Passt den nächsten Schritt an die Antwort des Potenzials Kunden an.
Verschiedene Reaktionen erfordern unterschiedliche Maßnahmen.
Wenn der potenzielle Kunde nach technischen Informationen fragt, stellen Sie den entsprechenden Materialien zur Verfügung und notieren Sie, was gesendet wurde. Wenn sie angeben, dass das Produkt außerhalb ihres Arbeitsbereichs liegt, aktualisieren Sie die Notizen und vermeiden Sie es, denselben Verkaufsansatz weiterzuführen. Wenn sie eine andere Kontaktperson nennen, überprüfen Sie die Übertragung der Informationen und wenden Sie sich mit dem entsprechenden Kontext an die neue Person.
Wenn nach einer begrenzten Anzahl von relevanten Versuchen keine Reaktion kommt, ist es vielleicht besser, eine Pause einzulegen, anstatt die Aktion endlos fortzusetzen. Die genaue Anzahl hängt vom Kontext ab, aber jede weitere Nachricht sollte einen klaren Zweck haben.
Bitte respektieren Sie die Anfragen, den Empfänger nicht weiter zu kontaktieren, und halten Sie sich an die geltenden E-Mail- sowie Datenschutzvorschriften.
Halten Sie die Nachverfolgungsprotokolle einfach.
Sales-Teams sollten in der Lage sein, zu sehen, wann die letzte Nachricht gesendet wurde, was sie enthielt, ob eine Antwort eingegangen ist und was als Nächstes geschehen sollte.
Eine Tabellenkalkulation oder ein CRM-System (Customer Relationship Management-System) kann das Unternehmen, die Kontaktdaten, das Datum des letzten Kontakts, den Status der Antwort, die nächsten Maßnahmen sowie alle Opt-out-Anfragen verfolgen. Dadurch werden versehentliche Doppelmeldungen reduziert und es macht es Kollegen einfacher, ein Gespräch fortzusetzen, ohne von vorne anfangen zu müssen.
Außerdem macht es möglich, aus dem Prozess zu lernen. Wenn potenzielle Kunden nur nach Erhalt einer bestimmten Art von technischen Informationen reagieren, kann dies Aufschluss darüber geben, was die Zielgruppe benötigt, um einen Anbieter zu bewerten.
Wisse, wann es genug ist.
:Nicht jeder stille Interessent wartet auf noch einen weiteren E-Mail-Betreff. Das Unternehmen könnte derzeit keine Bedarf haben, die Kontaktdaten könnten falsch sein, oder der Zeitpunkt einfach ungeeignet sein.
Nach angemessenen Bemühungen sollten Sie die Abfolge der Aktivitäten beenden und sich auf potenzielle Kunden mit besserer Qualifikation konzentrieren. Betrachten Sie ein Unternehmen erst später erneut, wenn es einen legitimen Grund dafür gibt und dies angemessen ist.
Gute Nachbereitung („Follow-up“) lässt sich nicht daran messen, wie viele Nachrichten gesendet werden, sondern daran, ob die Kommunikation relevant, organisiert, respektvoll ist und in der Lage, eine echte Gelegenheit voranzutreiben.
