잠재 고객과 언제, 어떻게 후속 조치를 취해야 할까요?
잠재 고객과 언제, 어떻게 후속 조치를 취해야 할까요?
당신은 잠재적인 해외 구매자에게 소개서를 보냈습니다. 며칠이 지났지만 아무런 답변이 없습니다. 다시 이메일을 보내야 할까요, 일주일을 기다려야 할까요, 아니면 다른 것을 해야 할까요?
모든 산업과 모든 잠재 고객에게 적용되는 단일한 타이밍 규칙은 없습니다. 후속 조치는 이전의 상호작용, 귀하의 제안의 관련성, 그리고 귀하가 추가로 제공할 유용한 정보가 있는지에 따라 결정되어야 합니다.
목표는 비즈니스 대화를 계속하는 것이지, 누군가가 응답할 때까지 계속해서 알림을 보내는 것이 아닙니다.
먼저, 첫 번째 메시지에 무슨 일이 일어났는지 확인해 보세요.
업데이트하기 전에 원본 이메일과 연락처 정보를 다시 확인하세요. 수신자가 해당 제품과 관련이 있었나요? 메시지에 귀하가 회사에 연락한 이유가 설명되어 있었나요? 명확하고 타당한 다음 단계가 있었나요?
첫 번째 이메일이 모호했거나 잘못된 사람에게 전송되었다면, 그 내용을 반복해서 보내는 것으로는 문제가 해결되지 않습니다. 회사에 대해 다시 조사해 보고, 다른 연락처를 사용하거나 더 구체적인 메시지를 보내는 것이 적절한지 결정하십시오.
수신자가 다른 채널을 통해 답장했는지 또는 연락 받고 싶지 않다고 요청했는지도 확인하십시오.
상황에 따라 적절한 타이밍을 선택하세요
처음에 보낸 이메일에 답장이 없을 경우, 며칠 후에 후속 이메일을 보내는 것이 타당할 수 있습니다. 적절한 간격은 제품, 시장, 그리고 요청의 성격에 따라 달라집니다. 복잡한 산업용 구매의 경우에는 간단한 문의보다 훨씬 더 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.
잠재 고객이 견적이나 기술 문서를 요청했다면, 그에 따른 절차는 미리 정해진 다음 단계에 맞게 진행되어야 합니다. 만약 그들이 다음 달에 정보를 검토하겠다고 했다면, 며칠 안에 반복해서 연락하는 것은 그들이 이미 말한 내용을 무시하는 것입니다.
계획된 일정은 메시지를 보내라는 지시가 아니라, 상황에 관계없이 메시지를 보내야 한다는 알림으로 사용해야 합니다.
각 후속 조치에 대해 이유를 제시하세요.
약한 후속 메시지는 “제가 보낸 이전 이메일을 보셨는지 확인하고 싶어요.”라고만 말합니다.
가끔은 간단한 상기시켜주는 것이 적절하지만, 새로운 정보나 맥락 없이 반복되는 상기시키기는 곧 도움이 되지 않게 됩니다.
더 강력한 메시지는 특정 제품 사양을 명확히 설명하거나, 관련 기술 문서를 공유하거나, 이전에 제기된 질문에 답변하거나, 수신자가 해당 제품 카테고리에 적합한 사람인지 물어볼 수 있습니다.
메시지의 초점을 유지하세요. 수신자는 이전의 모든 대화 내역을 읽지 않고도 왜 다시 연락하는지 이해할 수 있어야 합니다.
잠재 고객의 답변에 따라 다음 단계를 조정하십시오.
다른 응답에는 다른 조치가 필요합니다.
만약 잠재 고객이 기술 정보를 요청하면, 관련 자료를 제공하고 전송된 내용을 기록하세요. 만약 그들이 해당 제품이 자신의 관심 범위를 벗어난다고 말하면, 기록을 업데이트하고 동일한 판매 절차를 계속하지 마세요. 만약 그들이 다른 담당자를 추천한다면, 그 정보를 확인한 후 적절한 맥락을 가지고 새로운 사람에게 접근하세요.
적절한 시도가 몇 번 이루어졌음에도 불구하고 응답이 없다면, 무한정 계속하는 대신 일시적으로 중단하는 것이 나을 수 있습니다. 정확한 횟수는 상황에 따라 다르지만, 추가되는 모든 메시지는 명확한 목적을 가져야 합니다.
수신자와의 연락을 중단하고 관련 이메일 및 개인 정보 보호 규정을 준수하라는 요청을 존중합니다.
연락처 기록을 간단하게 유지하세요.
영업팀은 마지막 메시지가 언제 전송되었는지, 그 내용이 무엇인지, 답장이 있었는지, 그리고 다음에 어떤 조치를 취해야 하는지 확인할 수 있어야 합니다.
스프레드시트나 CRM(고객 관리 시스템)을 사용하면 회사 정보, 연락처, 마지막 연락 날짜, 답변 상태, 다음 조치, 그리고 옵트아웃(구독 해지) 요청을 추적할 수 있습니다. 이를 통해 실수로 중복 메시지가 발송되는 것을 방지하고, 동료들이 처음부터 다시 시작하지 않고 대화를 이어갈 수 있도록 도와줍니다.
이를 통해 프로세스에서도 학습할 수 있습니다. 잠재 고객이 특정 유형의 기술 정보를 받은 후에만 반복적으로 응답한다면, 그것은 타겟 고객이 공급자를 평가하기 위해 무엇을 필요로 하는지를 알려줄 수 있습니다.
언제 그만둬야 하는지 알아라
모든 조용한 잠재 고객이 또 다른 이메일을 기다리고 있는 것은 아닙니다. 회사는 현재 필요가 없을 수도 있고, 연락처가 잘못되었을 수도 있으며, 시기가 적절하지 않을 수도 있습니다.
적절한 시도를 한 후에는 순서를 중단하고 더 자격이 있는 잠재 고객에게 집중하세요. 합당한 이유가 있고 그렇게 하는 것이 적절할 때만 나중에 그 회사를 다시 방문하세요.
좋은 후속 조치는 보낸 메시지의 수로 평가되지 않습니다. 그것은 커뮤니케이션이 관련성 있고, 체계적이며, 존중적이며, 실제 기회를 앞으로 나아가게 하는 능력이 있는지로 평가됩니다.
