Wanneer en hoe moet je contact opnemen met een potentiële klant?
Wanneer en hoe moet je contact opnemen met een potentiële klant?
Je stuurt een introductiebrief aan een potentiële buitenlandse koper. Er is geen antwoord na een paar dagen. Moet je een andere e-mail sturen, wachten op een week, of verdergaan met iets anders?
Er is geen enkele tijdregel die voor alle industrieën en alle prospects van toepassing is. Een nagevolgend contact moet afhankelijk zijn van de eerdere interactie, de relevantie van uw aanbieding en of u nog iets nuttigs te vertellen hebt.
Het doel is om een zakelijk gesprek voort te zetten, en niet om continu herinneringen te sturen tot iemand reageert.
Eerst moet je controleren wat er is gebeurd met het eerste bericht.
Voordat je verder gaat, bekijk de oorspronkelijke e-mail en de contactgegevens nog eens. Was de ontvanger relevant voor het product? Uitlegde de boodschap waarom je contact opnam met het bedrijf? Was er een duidelijk en verstandig volgende stappenplan?
Als de eerste e-mail vaag was of aan de verkeerde persoon is gestuurd, zal het herhalen van de e-mail het probleem niet oplossen. onderzoek de company nogmaals en beslis of een andere contactpersoon of een specifiekere boodschap meer zinvol zou zijn.
Controleer ook of de ontvangende partij heeft gereageerd via een andere channel of heeft gevraagd om niet te worden benaderd.
Kies de tijd op basis van de situatie.
Voor een eerste koude e-mail zonder antwoord, kan een naslagmail na enkele werkdagen redelijk zijn. De juiste interval afhankt van het product, de markt en de aard van het verzoek. Een complexe industriële aankoop kan veel langer duren dan een simpel onderzoek.
Als een potentiële klant een offerte of technisch document heeft gevraagd, moet de communicatie worden uitgevoerd in overeenstemming met de afgesproken volgende stappen. Als de klant heeft aangegeven dat ze de informatie volgende maand zullen bekijken, is het ongunstig om ze binnen enkele dagen meerdere keren te contacteren, omdat dit hetgeen ze al hebben gezegd negeren zou.
gebruik een gepland schema als herinnering, niet als instructie om een bericht te sturen, ongeacht de omstandigheden.
vertaal het Nederlands naar Chinees:
Een zwak vervolg luidt alleen maar: "Kijk even of je mijn laatste e-mail hebt gezien."
:Soms is een korte herinnering gepast, maar herhaalde herinneringen zonder nieuwe context worden snel onhandig.
Een sterker bericht kan een productspecificatie verduidelijken, een relevant technisch document delen, een eerder gestelde vraag beantwoorden of vragen of de geadresseerde de juiste persoon is voor de product categorie.
Houd de boodschap helder. De ontvanger moet kunnen begrijpen waarom je opnieuw schrijft, zonder dat ze de hele geschiedenis van de eerdere correspondentie hoeven te lezen.
Volgens de instructies moet je de volgende stap aanpassen aan het antwoord van de potentiële klant.
Verschilde antwoordsen vereisen verschillende acties.
Als de potentiële klant technische informatie vraagt, bied dan het relevante materiaal aan en noteer wat is gestuurd. Als ze zeggen dat het product buiten hun bereik ligt, updateer de gegevens en stop met het voortzetten van dezelfde pitch. Als ze een andere contactpersoon noemen, verifieer deze gegevens en stap ermee op in met de juiste context.
Als er geen reactie komt na een aantal relevante pogingen, is het beter om te pauzeren in plaats van onbeperkt door te gaan. Het exacte aantal pogingen hangt af van de context, maar elke extra boodschap moet een duidelijk doel hebben.
Houd rekening met verzoeken om contact met de geadresseerde te stoppen en volg de geldende e-mail- en privacyregels.
Houd het follow-up-record simpel.
Verkoopsteams moeten in staat zijn om te zien wanneer het laatste bericht is verstuurd, wat er in het bericht stond, of er een antwoord is binnengekomen, en wat er als volgende moet worden gedaan.
Een spreadsheet of CRM (Customer Relationship Management-systeem) kan de bedrijfsgegevens, contactinformatie, de laatste contactdatum, het antwoordstatus, de volgende actie en eventuele opt-out-verzoeken bijhouden. Dit voorkomt dat er onopzettelijk dubbele berichten worden gestuurd en helpt collega's om het gesprek voort te zetten zonder opnieuw vanaf het begin te beginnen.
Het maakt ook mogelijk om te leren uit het proces. Als potentiële klanten steeds pas reageren nadat ze een bepaalde soort technische informatie hebben ontvangen, kan dit erop wijzen wat het doelpubliek nodig heeft om een leverancier te kunnen beoordelen.
Wees je bewust van wanneer je moet stoppen.
Niet elke potentiële klant zal reageren op een extra e-mail. De company heeft misschien geen behoef op dit moment, de contactgegevens zijn fout, of de omstandigheden zijn simpelweg niet gunstig.
Na redelijke pogingen, stoppen met de huidige sequence en richten je aandacht op potentiële klanten met meer kwalificaties. Heroverweeg een bezoek aan een bedrijf pas wanneer er een legitieme reden is en wanneer dit past.
Een goede afsluiting van een communicatie wordt niet gemeten aan de hoeveelheid berichten die worden gestuurd, maar aan of de communicatie relevant, georganiseerd, respectvol is en in staat is een echte kans te realiseren.
