見込み客にいつ、どのようにフォローアップをすべきか？
見込み客にいつ、どのようにフォローアップをすべきか？
あなたは潜在的な海外の買い手に紹介文を送りました。数日経っても返信がありません。もう一度メールを送るべきでしょうか、それとも1週間待つべきでしょうか、それとも他のことに移るべきでしょうか？
すべての業界や見込み客に適用できるタイミングルールは存在しません。フォローアップのタイミングは、前回のやり取り、あなたのオファーの関連性、そして追加できる有益な情報の有無に依存すべきです。
目標はビジネス会話を続けることであり、誰かが応答するまでリマインダーを送り続けることではありません。
まず、最初のメッセージに何が起こったかを確認してください。
フォローアップする前に、元のメールと連絡先の詳細を確認してください。受取人はその製品に関連していましたか？メッセージではなぜその会社に連絡したのかを説明していますか？明確で合理的な次のステップはありましたか？
もし最初のメールがあいまいだったり、間違った人に送られたりした場合、何度送り直しても問題は解決しません。会社についてもう一度調査し、別の連絡先を使うか、より具体的なメッセージを送る方が適切かを決めてください。
また、受取人が別のチャネルを通じて返信したか、連絡を避けたいと依頼していないかも確認してください。
状況に応じてタイミングを選ぶ
最初のコールドメールに返信がない場合、数営業日後にフォローアップするのは妥当です。適切な間隔は製品、市場、および依頼の性質によります。複雑な工業製品の購入には、単純な問い合わせよりもはるかに長い時間がかかる場合があります。
もし見込み客が見積もりや技術文書を依頼した場合、そのタイミングは合意された次のステップに従うべきです。もし相手が来月に情報を確認すると言ったのであれば、数日以内に何度も連絡を取ることは、その人が既に伝えたことを無視することになります。
「計画されたスケジュールは、文脈に関わらずメッセージを送信するための指示としてではなく、リマインダーとして使用してください。」
各フォローアップには理由を付けてください。
弱いフォローアップメッセージには「先日のメールを見ましたか？」とだけ書かれています。
時には簡単なリマインダーが適切ですが、新しい情報がないままの繰り返しのリマインダーはすぐに役立たなくなってしまいます。
より強力なメッセージは、製品仕様を明確にしたり、関連する技術文書を共有したり、以前に提起された質問に答えたり、受信者がその製品カテゴリーに適しているかを確認したりするのに役立つかもしれません。
メッセージは簡潔にしましょう。受信者は、過去のやり取りの長い履歴を読まなくても、なぜあなたが再び連絡を取っているのかを理解できるようになるべきです。
「次のステップを見込み客の返答に合わせて調整してください」
異なる回答には異なる対応が必要です。
もし見込み客が技術情報を求めたら、関連する資料を提供し、送信した内容を記録してください。もし彼らがその製品が自分たちの範囲外だと言ったら、記録を更新し、同じセールスプロセスを続けないでください。もし別の連絡先を指定したら、その引き継ぎを確認し、新しい人に適切な情報を添えてアプローチしてください。
関連する試みを数回行っても反応がない場合は、無限に続けるよりも一時停止する方が良いかもしれません。具体的な回数は状況によりますが、追加されるメッセージはすべて明確な目的を持つべきです。
受取人との連絡を停止するよう要求された場合はそれに従い、適用されるメールおよびプライバシーの規定を守ってください。
フォローアップの記録を簡潔にしてください
営業チームは、最後にメッセージが送信された時間、その内容、返信があったかどうか、そして次に何をすべきかを確認できるべきです。
スプレッドシートやCRM（顧客関係管理システム）を使用すると、会社情報、連絡先、最後の連絡日、応答状況、次に行うべきアクション、およびオプトアウト（不要なメッセージの送信停止）のリクエストを追跡することができます。これにより、不要なメッセージの重複を防ぎ、同僚が最初からやり直すことなく会話を続けるのに役立ちます。
それにより、プロセスから学ぶことも可能になります。もし見込み客が特定のタイプの技術情報を受け取った後にのみ反応する場合、それはターゲットオーディエンスがサプライヤーを評価する上で何が必要かを明らかにするかもしれません。
適切な時に止めることを知っておく
静かな見込客すべてがもう一枚のメールを待っているわけではありません。会社には現在のニーズがないかもしれませんし、連絡先が間違っているかもしれませんし、タイミングが単に適していないかもしれません。
適切な努力をした後で、セールスプロセスを一時停止し、より適格な見込み客に焦点を当ててください。正当な理由があり、かつそれが適切である場合にのみ、後でその会社に再びアプローチしてください。
良いフォローアップとは、送信されたメッセージの数で測られるのではありません。それは、コミュニケーションが関連性があり、整理されており、尊重されているか、そして実際の機会を前進させることができるかによって測られます。
