Quand et comment devez-vous suivre upp un prospect?
Quand et comment devez-vous suivre upp un prospect?
Vous envoyez une présentation à un potentiel acheteur étranger. Aucune réponse n’est reçue après quelques jours. Devriez-vous envoyer un autre e-mail, attendre une semaine, ou passer à autre chose ?
Il n’existe pas de règle de timing unique qui convienne à tous les secteurs et à tous les prospects. Une démarche de suivi doit dépendre de l’interaction précédente, de la pertinence de votre offre, et de la question de savoir si vous avez quelque chose d’utile à ajouter.
L’objectif est de poursuivre une conversation professionnelle, et non de continuer à envoyer des rappels jusqu’à ce que quelqu’un réponde.
First, vérifiez ce qui est arrivé au premier message.
Avant de prendre des mesures supplémentaires, révisez l'e-mail d'origine ainsi que les détails de contact. Le destinataire était-il pertinent pour le produit ? Le message expliquait-il pourquoi vous avez contacté l'entreprise ? Y avait-il une étape suivante claire et raisonnable ?
Si le premier e-mail était vague ou envoyé à la mauvaise personne, le répéter ne résoudra pas le problème. Recherchez à nouveau l’entreprise et décidez si un contact différent ou un message plus spécifique serait approprié.
Vérifiez également si le destinataire a répondu par un autre canal ou a demandé de ne pas être contacté.
Choisissez le moment opportun en fonction de la situation.
Pour un premier e-mail sans réponse, un suivi après plusieurs jours peut être raisonnable. L’intervalle approprié dépend du produit, du marché et de la nature de la demande. Une commande industrielle complexe peut prendre bien plus de temps qu’une simple demande d’information.
Si un prospect a demandé un devis ou un document technique, le suivi des procédures convenues doit se faire conformément à l'étape suivante. S'il a indiqué qu'il examinerait l'information le mois prochain, le fait de le contacter à plusieurs reprises en quelques jours ignore ce qu'il vous a déjà dit.
Utilisez un emploi du temps planifié comme rappel, et non comme instruction pour envoyer un message quel que soit le contexte.
Donnez une raison à chaque suite de mesure (follow-up).
Une réponse d'approfondissement insuffisante se limite à dire : « Je vérifie juste si vous avez vu mon dernier e-mail. »
Parfois, un bref rappel est approprié, mais des rappels répétés sans nouvel contexte deviennent rapidement inutiles.
Un message plus explicite pourrait clarifier une spécification de produit, partager un document technique pertinent, répondre à une question posée précédemment, ou vérifier si le destinataire est la bonne personne pour cette catégorie de produit.
Gardez le message concentré. Le destinataire doit être capable de comprendre pourquoi vous écrivez à nouveau sans avoir besoin de lire l’ensemble de la correspondance antérieure.
Adapter l'étape suivante en fonction de la réponse du prospect
Different responses call for different actions.
Si le prospect demande des informations techniques, fournissez le matériel pertinent et enregistrez ce qui a été envoyé. S’ils indiquent que le produit dépasse leur champ de compétence, mettez à jour l’enregistrement et évitez de poursuivre la même présentation. Si ils vous communiquent un autre contact, vérifiez cette information et abordez la nouvelle personne avec le contexte approprié.
Si aucune réponse n’est obtenue après un petit nombre d’essais pertinents, il peut être préférable de faire une pause plutôt que de continuer indéfiniment. Le nombre exact d’essais dépend du contexte, mais chaque message supplémentaire doit avoir un but clair.
Respectez les demandes d'arrêter de contacter le destinataire et respectez les exigences en matière d'e-mail et de confidentialité applicables.
Gardez le suivi simple
Les équipes de vente devraient être en mesure de voir à quel moment le dernier message a été envoyé, de connaître son contenu, de savoir s'il y a eu une réponse, et de savoir quoi faire ensuite.
Un tableur ou un système de gestion des relations clients (CRM) peut suivre l’entreprise, le contact, la date de la dernière communication, l’état de la réponse, l’action à entreprendre et toute demande de désabonnement. Cela réduit les messages dupliqués accidentels et aide les collègues à reprendre la conversation sans devoir tout recommencer de zéro.
Cela permet également d'apprendre du processus. Si les prospects répondent uniquement après avoir reçu un certain type d'informations techniques, cela peut révéler ce dont le public cible a besoin pour évaluer un fournisseur.
Sait quand arrêter
Tout prospect silencieux n’attend pas nécessairement un autre e-mail. L’entreprise n’a peut-être pas besoin de l’instant, le contact pourrait être incorrect, ou le moment choisit n’est tout simplement pas approprié.
Après des tentatives raisonnables, arrêtez la séquence et concentrez-vous sur des prospects plus qualifiés. Reconsidérez une entreprise plus tard seulement s’il y a une raison légitime et si cela est approprié.
Une bonne poursuite ne se mesure pas par le nombre de messages envoyés, mais par le fait que la communication soit pertinente, organisée, respectueuse et capable de faire avancer une réelle opportunité.
