장기적인 B2B 판매 사이클을 위한 후속 처리 프로세스 구축 방법

장기적인 B2B 판매 사이클을 위한 후속 처리 프로세스 구축 방법

제조업 분야에서 해외로부터의 문의가 하룻밤 사이에 주문으로 이어지는 경우는 거의 없습니다. 잠재적 구매자는 공급업체를 비교하거나, 기술 사양을 검토하거나, 내부에서 프로젝트에 대해 논의하거나, 견적을 평가하거나, 승인된 구매 예산을 기다려야 할 수 있습니다.

이 기간 동안 공급업체는 잠재 고객과의 연락을 쉽게 잃을 수 있습니다. 구매자는 여전히 관심이 있을 수 있지만, 영업팀은 언제 다시 연락해야 할지, 어떤 정보를 제공해야 할지, 또는 대화를 어떻게 진행해야 할지 모릅니다.

구조화된 후속 프로세스는 제조업체가 반복적인 메시지를 보내거나 구매자에게 불필요한 압력을 가하지 않으면서 커뮤니케이션을 유지하는 데 도움을 줍니다.

장기적인 B2B 판매 사이클에는 다른 후속 조치 방식이 필요한 이유

제조 구매 과정에는 종종 한 명 이상의 의사결정자가 관여합니다. 구매 관리자는 견적을 수집할 수 있고, 엔지니어는 기술적 호환성을 평가할 수 있으며, 회사 소유주는 최종 예산을 승인할 수 있습니다.

구매 결정을 내리기 전에 각 개인은 다른 정보가 필요할 수 있습니다.

예를 들어, 산업용 펌프를 평가하는 구매자는 먼저 유량과 재질의 호환성에 대해 문의할 수 있습니다. 그 후 엔지니어링 팀은 도면이나 설치 세부 사항을 요청할 수 있습니다. 이어서 구매 부서는 배송 일정, 결제 조건, 총 비용을 비교할 수 있습니다.

각 단계에서 동일한 판매 메시지를 보내는 것은 이러한 변화하는 요구 사항을 충족시키지 못합니다.

먼저 고객의 현재 단계를 파악하세요

추진 시기를 결정하기 전에, 이미 이루어진 사항과 고객의 다음 단계 요구사항을 파악하십시오. 간단한 판매 단계 모델을 사용하면 이를 더 쉽게 할 수 있습니다.

단계는 항상 선형적인 것은 아닙니다. 구매자는 견적을 받은 후에 다시 기술적인 질문을 할 수 있으며, 프로젝트를 중단한 후 몇 달 후에 논의를 재개할 수도 있습니다. 판매 기록은 실제로 일어나고 있는 일을 반영해야 하며, 모든 고객을 고정된 순서에 따라 움직이도록 강요해서는 안 됩니다.

이전 대화와 관련된 후속 조치를 취하세요

유용한 후속 질문은 구매자가 이미 논의한 내용과 연결되어야 합니다. 그 질문은 구매자의 의문을 해결하거나, 누락된 정보를 제공하거나, 결정 사항을 확인하거나, 실제로 실행할 수 있는 다음 단계를 명확히 해줘야 합니다.

다음 상황들을 고려해 보세요:

• 제품 정보를 발송한 후:사양이 구매자의 요구 사항과 일치하는지 확인하십시오.
• 기술적인 질문에 답변한 후:추가 도면, 테스트 보고서 또는 샘플이 필요한지 확인하십시오.
• 사후 견적 발송:구매자가 가격, 배송 또는 견적된 구성에 대해 추가 설명이 필요한지 물어보세요.
• 프로젝트가 지연될 때:구매 일정이 변경되었는지, 그리고 언제 다시 연결하는 것이 적절한지 물어보세요.

이 방식은 구매자에게 명확한 대응 이유를 제공합니다. 또한 공급자가 해당 기회가 진행 중인지, 일시 중단된 상태인지, 또는 더 이상 관련이 없는지를 이해하는 데에도 도움이 됩니다.

상황에 따라 후속 조치의 타이밍을 설정하세요

모든 제조 문의에 대한 일반적인 후속 조치 간격은 없습니다. 적절한 시기는 구매자의 당직성, 제품의 복잡성, 요청된 정보, 그리고 대화 중에 합의된 날짜에 따라 달라집니다.

실용적인 시작점으로는 다음 원칙들을 사용하는 것입니다:

• 구매자가 특정 날짜까지 견적을 요청할 경우, 합의된 시간표를 준수하세요.
• 기술 문서를 보낸 후에는 피드백을 요청하기 전에 검토를 위한 충분한 시간을 줘야 합니다.
• 구매자가 프로젝트가 지연되었다고 말할 때, 계속해서 자주 알림을 보내는 대신 예상되는 재개 기간을 기록하십시오.
• 구매자가 마감일을 제시하지 않는 경우, 적절한 간격을 두고 후속 연락을 하고 이전의 반응에 따라 그 간격을 조정하십시오.
• 구매자가 더 이상 메시지를 받지 않겠다고 요청하면, 그 요청을 존중하고 연락처 정보를 업데이트하십시오.

목표는 메시지의 수를 최대화하는 것이 아닙니다. 적절한 순간에 유용한 커뮤니케이션을 유지하는 것입니다.

예시: 견적서를 발송한 후의 후속 조치

한 제조업체가 맞춤형 산업 부품에 대한 견적을 보냈다고 가정해 보세요. 구매자는 해당 문서를 받았지만 아직 아무런 답변을 하지 않았습니다.

“우리의 견적에 대한 업데이트는 있나요?”와 같은 메시지를 보내는 대신, 공급업체는 실제 상업적 논의 내용을 참조할 수 있습니다.

제목: [제품 이름]에 대한 견적에 대한 후속 조치 안녕하세요, [이름], [제품 이름]에 대한 우리의 견적을 검토할 기회가 있었는지 확인하고 싶습니다. 사양, 배송 일정 또는 견적된 구성에 대해 명확히 하고 싶은 사항이 있으면 기꺼이 더 자세한 정보를 제공해 드리겠습니다. 또한, 해당 프로젝트가 여전히 평가 중인지, 아니면 구매 일정이 변경되었는지도 알려주시겠어요? 감사합니다, [당신의 이름]

이 메시지는 세 가지 역할을 합니다: 첫째, 인용문을 명확히 합니다; 둘째, 실질적인 도움을 제공합니다; 셋째, 구매자가 주문을 할 준비가 되었다고 가정하지 않고 프로젝트의 진행 상황을 묻습니다.

모든 기회를 기록하세요

고객 정보가 이메일 수신함, 스프레드시트, 메신징 애플리케이션, 개별 영업사원의 메모 등에 분산되어 있으면 장기적인 판매 주기를 관리하기가 어려워집니다.

최소한 각 기회에 대해서는 다음과 같은 기록이 있어야 합니다:

• 회사 이름 및 관련 연락 담당자
• 관심 제품 또는 애플리케이션
• 조사 날짜 및 커뮤니케이션 기록
• 공유된 기술 요구 사항 및 문서
• 인용 상태 및 상업적 세부 정보
• 현재 판매 단계
• 마지막 연락 날짜 및 합의된 다음 단계
• 예상되는 후속 일정

특히 중요한 필드 중 하나는 ‘다음 단계’입니다. “견적 발송됨”만 기재된 레코드는 영업사원이 다음에 무엇을 해야 할지 알려주지 못합니다. 반면에 “구매자가 자료의 호환성을 검토 중임; 다음 화요일에 업데이트된 데이터시트를 보내주세요”라고 기재된 레코드는 훨씬 더 유용합니다.

자동화를 사용하여 영업 팀을 지원하십시오

자동화는 영업팀이 후속 업무를 조직화하고, 비활성화된 기회를 파악하며, 커뮤니케이션 초안을 준비하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 자동화는 메시지를 무작위로 보내는 것이 아니라 영업사원의 판단을 지원해야 합니다.

예를 들어, 고객 관리 시스템은 다음과 같은 기능을 수행할 수 있습니다:

• 합의된 후속 미팅 날짜가 다가올 때 영업사원들에게 알려주세요.
• 지정된 기간 동안 업데이트가 이루어지지 않은 기회들을 표시하세요.
• 이메일, 인용문, 고객 메모를 동일한 회사 기록과 연결하십시오.
• 고객의 제품 관심사와 이전 대화 내용을 바탕으로 초안 메시지를 준비하세요.
• 답변을 기록하고, 정보가 준비되면 기회 단계를 업데이트하세요.

자동화된 메시지가 전송되기 전에, 영업팀은 수신자, 상황, 언어, 및 콘텐츠를 검토해야 합니다. 메시지는 또한 관련 이메일 마케팅, 개인 정보 보호, 그리고 구독 해지 규정을 준수해야 합니다.

진행 상황을 측정하라, 단지 메시지 하기만 한 것이 아니라

많은 후속 이메일이 반드시 건전한 판매 프로세스를 의미하는 것은 아닙니다. 제조업체는 해당 커뮤니케이션이 기회를 진전시키는 데 도움이 되는지 평가해야 합니다.

사용 가능한 표시자로는:

• 영업 단계별 응답률
• 문의와 첫 번째 유의미한 응답 사이의 시간
• 기술 평가에서 견적으로 진행되는 기회의 수
• 주문에 맞춘 인용문 변환율
• 기회가 지연되거나 종료되었으며, 비활성 상태로 표시되었습니다.
• 구매자들이 진행하지 않기로 결정한 이유

이러한 기록을 검토하면 기회가 어디에서 저해되는지 알 수 있습니다. 예를 들어, 많은 구매자가 기술적 세부 사항을 요청하지만 견적으로 이어가지 않는다면, 회사는 제품 문서나 자격 심사 프로세스를 개선해야 할 수 있습니다.

대화를 계속 이어가는 프로세스를 구축하세요

효과적인 B2B 후속 조치란 고객에게 계속해서 결정을 내리도록 요구하는 것이 아닙니다. 오히려 고객이 구매 프로세스의 어느 단계에 있는지 이해하고, 적절한 시기에 그들에게 필요한 정보를 제공하는 것에 관한 것입니다.

제조업 공급업체에게 명확한 프로세스는 고객의 상황, 기술적 지식, 신뢰할 수 있는 기록, 그리고 적시에 이루어지는 커뮤니케이션을 결합합니다. 이러한 요소들이 함께 작동할 때, 영업 팀은 장기적인 기회를 더 일관되게 관리하고 잠재 고객을 놓치는 위험을 줄일 수 있습니다.

가장 유용한 후속 조치는 종종 또 다른 알림이 아닙니다. 구매자가 진행을 도울 수 있는 다음 정보입니다.