Wie man einen Prozess für Nachfolgeleistungen in langen B2B-Verkaufszyklen aufbaut

Wie man einen Prozess für Nachfolgeleistungen in langen B2B-Verkaufszyklen aufbaut

In der Fertigung wird eine ausländische Anfrage selten über Nacht in einen Auftrag umgewandelt. Ein potenzieller Käufer muss möglicherweise verschiedene Lieferanten vergleichen, die technischen Spezifikationen überprüfen, das Projekt intern besprechen, Angebote bewerten oder auf die Genehmigung eines Kaufbudgets warten.

Während dieser Periode kann ein Lieferant leicht den Kontakt zu einem potenziellen Kunden verlieren. Der Kunde könnte immer noch interessiert sein, aber das Verkaufsteam weiß nicht, wann es sich melden soll, welche Informationen es en soll oder wie es das Gespräch fortsetzen soll.

Eine strukturierte Nachfolgemaßnahme hilft Herstellern, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, ohne wiederholte Nachrichten zu senden oder den Käufern unnötigen Druck aufzuerlegen.

Warum langfristige B2B-Verkaufszyklen einen anderen Ansatz für die Nachbetreuung erfordern

Herstellungsankäufe beinhalten oft mehrere Entscheidungsträger: Ein Einkaufsmanager sammelt Angebote ein, ein Ingenieur prüft die technische Kompatibilität, und der Geschäftsinhaber genehmigt den endgültigen Budgetplan.

Jeder Mensch kann unterschiedliche Informationen benötigen, bevor die Kaufentscheidung getroffen werden kann.

Ein Beispiel: Ein Käufer, der eine Industriepumpe bewertet, fragt zunächst nach dem Durchflussrate und der Materialkompatibilität. Später könnte das Ingenieurteam Zeichnungen oder Installationsdetails anfordern. Das Einkaufsdepartement vergleicht dann die Lieferpläne, die Zahlungsbedingungen und die Gesamtkosten.

Die Sendung ders gleichen Verkaufsmitteilung in jeder Phase berücksichtigt diese sich ändernden Anforderungen nicht.

Beginnen Sie damit, den aktuellen Entwicklungsstand des Kunden zu identifizieren

Vor dem Entscheiden, wann Sie nachhaken sollen, identifizieren Sie, was bereits geschehen ist und was der Kunde als Nächstes braucht. Ein einfaches Vertriebsmodell kann dies erleichtern.

Die Phasen verlaufen nicht immer linear. Ein Käufer kann nach Erhalt eines Kostenvoranschlags wieder auf technische Fragen zurückkommen oder ein Projekt vorübergehend pausieren, bevor er die Diskussionen mehrere Monate später fortsetzt. Die Verkaufsdaten sollten das tatsächlich Geschehende widerspiegeln – anstatt jeden Kunden in eine feste Abfolge zu zwangen.

Mache jede Nachfolgeunterhaltung mit der vorherigen Konversation relevant

Eine nützliche Nachfolgeaktion sollte sich auf etwas beziehen, das der Käufer bereits besprochen hat. Sie sollte eine Frage beantworten, fehlende Informationen liefern, einen Entscheidungspunkt bestätigen oder den nächsten praktischen Schritt festlegen.

Berücksichtigen Sie folgende Situationen:

• Nach dem Senden der Produktinformationen:Frage, ob die Spezifikationen den Anforderungen des Käufers entsprechen.
• Nach der Beantwortung technischer Fragen:Bestätigen Sie, ob weitere Zeichnungen, Prüfberichte oder Proben erforderlich sind.
• Nach dem Senden einer Quote:Fragen Sie, ob der Käufer eine Klärung der Preise, der Lieferung oder der angegebenen Konfiguration benötigt.
• Wenn ein Projekt verzögert wird:Fragen Sie, ob sich der Kaufplan geändert hat und wann es angemessen wäre, sich wieder zu verbinden.

Diese Herangehensweise gibt dem Käufer einen klaren Grund, zu reagieren. Sie hilft dem Lieferanten auch dabei zu verstehen, ob die Gelegenheit sich weiterentwickelt, pausiert hat oder nicht mehr relevant ist.

Die Zeit für weitere Maßnahmen basiert auf der Situation

Es gibt keine allgemein gültige Frist für die Nachfolgebehandlung jeder Produktionsanfrage. Die geeignete Zeit hängt von der Dringlichkeit des Käufers, der Komplexität des Produkts, der angeforderten Informationen sowie von jeglichen während des Gesprächs vereinbarten Terminen ab.

Ein praktischer Ausgangspunkt ist es, die folgenden Prinzipien zu verwenden:

• Wenn der Käufer einen Kostenvoranschlag bis zu einem bestimmten Datum anfordert, achten Sie auf die vereinbarte Zeitlinie.
• Nach dem Versenden der technischen Dokumente sollten Sie eine angemessene Zeit für die Überprüfung einplanen, bevor Sie um Feedback bitten.
• Wenn der Käufer mitteilt, dass ein Projekt verzögert wird, notieren Sie die erwartete Wiederanfangszeit, anstatt weiterhin häufig Erinnerungen zu senden.
• Falls der Käufer keine Zeitvorstellung angibt, verwenden Sie einen bestimmten Abstand zwischen den Nachfragen und passen diesen anhand der vorherigen Antworten an.
• Wenn der Käufer bittet, keine weiteren Nachrichten zu erhalten, respektieren Sie diesen Wunsch und aktualisieren Sie die Kontaktdaten.

Das Ziel ist es nicht, die Anzahl der Nachrichten zu maximieren. Es geht darum, zu geeigneten Zeitpunkten eine nützliche Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Beispiel: Eine Nachbereitung nach dem Senden eines Angebots

Stellen Sie sich vor, ein Hersteller hat ein Angebot für einen maßgeschneiderten Industriekomponenten erhalten. Der Käufer hat das Dokument zwar erhalten, hat aber noch nicht geantwortet.

Anstatt eine Nachricht wie „Gibt es Updates zu unserem Angebot?“ zu senden, kann der Lieferant auf die eigentliche Geschäftsverhandlung verweisen.

Subject:Nachfrage zur Offerte für [Produktname] Hallo [Name], ich wollte nachfragen, ob Sie bereits die Gelegenheit hatten, unsere Offerte für [Produktname] zu prüfen. Falls Sie weitere Klarstellungen zu den Spezifikationen, dem Lieferplan oder der angegebenen Konfiguration benötigen, stehe ich gerne zur Verfügung, um weitere Details zu geben. Darf ich auch erfahren, ob das Projekt noch bewertet wird oder ob sich Ihre Entscheidungszeitframe geändert hat? Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

Diese Nachricht erfüllt drei Funktionen: Sie identifiziert die Zitate, bietet praktische Hilfe an und erkundigt sich nach dem Status des Projekts, ohne anzunehmen, dass der Käufer bereit ist, einen Auftrag zu erteilen.

Halten Sie eine Aufzeichnung über jede Gelegenheit.

Lange Vertriebszyklen werden schwierig zu managen, wenn Kundendaten über E-Mail-Postfächer, Tabellenkalkulationsprogramme, Nachrichtenanwendungen und die Notizen einzelner Vertriebsmitarbeiter verstreut sind.

Mindestens sollte für jede Gelegenheit ein Verzeichnis der folgenden Informationen vorhanden sein:

• Unternehmensname und relevante Kontaktperson
• Produkt oder Anwendung von Interesse
• Anfrudatum und Kommunikationsverlauf
• Technische Anforderungen und geteilte Dokumente
• Zitatstatus und kommerzielle Details
• Aktuelle Verkaufsphase
• Last contact date and agreed next action
• Erwartetes Nachfolge datum

Eine besonders wichtige Felder ist die nächste Aktion. Ein Datensatz, der nur „Zitat gesendet“ sagt, gibt dem Verkäufer keine Anweisung, was als Nächstes zu tun ist. Ein Datensatz, der angibt „Käufer überprüft die Kompatibilität der Materialien; aktualisierte Datenblätter am nächsten Dienstag senden“, ist hingegen viel nützlicher.

Verwenden Sie Automatisierung, um das Vertriebsteam zu unterstützen.

automation kann vertriebsteams dabei helfen, nachfolgende Aufgaben zu organisieren, inaktive verkaufsmöglichkeiten zu erkennen und kommunikationsvorlagen vorzubereiten. sie sollte die beurteilungsfähigkeit des vertriebsmitarbeiters unterstützen und keine messages blind senden.

Zum Beispiel kann ein Kundenverwaltungs-system:

• Erinnern Sie die Verkäufer daran, wenn ein vereinbarter Nachfolgtermin näher rückt.
• Zeige Gelegenheiten an, die seit einer bestimmten Zeit keine Aktualisierung mehr erhalten haben.
• Halten Sie E-Mails, Zitate und Kundennotizen mit dem gleichen Firmendatensatz verknüpft.
• Bereiten Sie Entwürfe von Nachrichten auf Basis des Interesses des Kunden am Produkt sowie der vorherigen Konversation vor.</ekoizei
• Antworten auffragen und den Entwicklungsstand der Angelegenheit aktualisieren, sobald die Informationen verfügbar sind.

Bevor automatisierte Nachrichten gesendet werden, sollte das Vertriebsteam den Empfänger, den Kontext, die Sprache und den Inhalt überprüfen. Die Nachrichten sollten auch den geltenden Anforderungen des E-Mail-Marketings, des Datenschutzes sowie den Richtlinien zur Abmeldung folgen.

Den Fortschritt messen – nicht nur die Menge der Nachrichten

Eine große Anzahl an Nachfolgebemailungen zeigt nicht unbedingt ein gesundes Vertriebsnetzwerk an. Hersteller sollten überprüfen, ob die Kommunikation dazu beiträgt, dass Chancen erfolgreich umgesetzt werden.

Nützliche Indikatoren umfassen:

• Antwortrate nach Verkaufsphase
• Zeit zwischen der Anfrage und der ersten sinnvollen Antwort
• Anzahl der Möglichkeiten, die von der technischen Bewertung zur Angebotsstellung übergehen
• Quotations-to-order Konvertierungsrate
• Geplante Projekte wurden verzögert, abgeschlossen oder als inaktiv markiert
• Gründe, die Käufer nennen, um nicht weiterzumachen

Die Überprüfung dieser Unterlagen kann zeigen, an welchen Stellen Chancen ins Stocken geraten. Zum Beispiel könnte das Unternehmen seine Produktdokumentation oder den Qualifizierungsprozess verbessern müssen, wenn viele Käufer technische Details anfragen, aber nicht weiter zum Angebotsverfahren übergehen.

Erstellen Sie einen Prozess, der das Gespräch in Gang hält.

Effektives B2B-Nachfollern bedeutet nicht, die Kunden wiederholt um eine Entscheidung zu bitten. Es geht darum, zu verstehen, in welchem Stadium des Kaufprozesses sie sich befinden, und ihnen die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.

Für Herstellungslieferanten ist ein klarer Prozess von besonderer Bedeutung – dieser kombiniert den Kundenkontext, technisches Wissen, zuverlässige Unterlagen sowie eine rechtzeitige Kommunikation. Wenn all diese Elemente zusammenwirken, können Vertriebsteams langfristige Geschäftsmöglichkeiten effektiver managen und das Risiko verringern, potenzielle Kunden aus den Augen zu verlieren.

Die nützlichste Nachfrage ist oft nicht eine weitere Erinnerung, sondern die nächste Information, die dem Käufer dabei hilft, Fortschritte zu machen.