Comment Organiser les Prospects et les Suivi des Ventes
Comment Organiser les Prospects et les Suivi des Ventes
Un prospect demande les spécifications du produit. Un commercial envoie le document et prévoit de le recontacter la semaine following. Pendant ce temps, une nouvelle demande arrive, de nouvelles entreprises sont ajoutées à la liste, et le suivi prévu est oublié.
Ce problème opérationnel courant concerne les petites équipes commerciales. Les informations sont dispersées dans des boîtes aux lettres, des feuilles de calcul et des notes individuelles. L'équipe peut avoir plein de contacts mais aucune image fiable dequelle conversations nécessitent une attention particulière.
La solution débute avec un enregistrement constant de chaque prospect et de l'action suivante.
Manteignez les informations essentielles à un endroit seul
Un bulletin de leads n'a pas besoin d'être complexe. Commencez par le nom de l'entreprise, le site web, le pays, le contactataire, le rôle, le produit pertinent, la source et le statut actuel.
Ajoutez la date de l'interaction précédente, un bref aperçu de ce qui a été discussion, et l'action suivante avec sa date limite. Si un prospect sollicite une spécification ou une estimation particulière, notez cette exigence au lieu de vous en rappeler.
Utilisez des formats constants pour les noms d'entreprise, les dates et les statuts. Sinon, la même entreprise peut apparaître plusieurs fois sous des noms légèrement différents, ce qui complique la compréhension du vrai pipeline.
Séparez les nouveaux prospects des opportunitésactives
Pas toutes les entreprises dans une base de données méritent la même attention.
Une entreprise récemment recherchée peut néanmoins avoir besoin de vérification. Un autre prospect peut avoir reçu un e-mail d'introduction sans réponse. Un troisième peut discuter de ses besoins en termes techniques ou demander un devis.
Donnez ces situations des statuts distincts qui reflètent le processus réel. Cela aide l'équipe à décider de ce qui doit être fait ensuite au lieu de traiter chaque enregistrement comme une piste active avec la même importance.
Evitez de créer autant d'états que le personnel passe plus de temps à maintenir le système que'à parler avec des prospects.
Faites de chaque suivi un point específico
Une tâche suivante doit indiquer ce qui doit se passer et pourquoi.
Contacter à nouveau l'entreprise" est moins utile que "Envoyer le fascicule demande" ou "Confirmer si le modèle proposé répond aux exigences de l'application.
Fixer une date limite réaliste en fonction de la conversation. Si un prospect dit qu'il examinera les informations le mois prochain, enregistrez cette expectation au lieu de planifier des rappels répétés dans les prochains jours.
Lorsque le prospect répond, mettez à jour le registre et révisez l'action suivante. Une liste de tâches doit refléter la conversation actuelle, sans continuer de s'exécuter une fois la situation changée.
Prévenir les duplicatas et les contacts inappropriés
Avant d'envoyer un autre message, vérifie l'historique des contacts. Un collègue peut avoir déjà eu le même interlocuteur ou l'entreprise peut avoir répondu via un autre canal.
Enregistrez les transferts de dossiers et les réponses pertinentes afin que les membres de l'équipe puissent voir ce qui a déjà eu lieu. Enregistrez également les demandes de ne pas être contacté et assurez-vous que ces demandes sont respectées.
Cela est particulièrement important lorsque plusieurs personnes étudient et contacter des entreprises à l'étranger en même temps.
Choisissez des outils qui conviennent au charge de travail de l'équipe
Un feuille de calcul partagée suffira lorsque le nombre de prospects actifs est faible et que le processus est simple. À mesure que l'équipe se développe, un CRM ou un système de gestion des leads connecté offriront une meilleure attribution des responsabilités, des rappels, un historique des activités et des rapports.
L'outil importe moins que la discipline qui y est associée. Si les dossiers sont incomplets ou que le personnel ne met à jour les statuses, même un logiciel sophistiqué produira une vue peu fiable du pipeline.
Commencez par le flux de travail que l'équipe peut maintenir, puis ajoutez l'automatisation lorsque une tâche répétée est claire et stable.
Revisez le pipeline régulièrement
Une revue hebdomadaire courte peut identifier lessuites en retard, les perspectives attendant des réponses techniques, les opportunités sans étape suivante convenue et les dossiers qui doivent être clos ou mis en pause.
Regardez les raisons pour lesquelles les conversations s'arrêtent. Si les prospects répètent de demander des informations que l'entreprise ne peut pas fournir rapidement, améliorez le processus pour obtenir des réponses techniques. Si de nombreux enregistrements restent non qualifiés, affinez les critères de recherche.
La gestion organisée des prospects ne consiste pas à envoyer plus de rappels. C'est s'assurer que l'équipe sait à qui elle parle, ce qui a été fait et quelle action sensée est à accomplir ensuite.
