如何组织潜在客户和销售跟进
如何组织潜在客户和销售跟进
一个潜在客户询问产品规格。销售员发送了这份文件，并计划下周再跟进。 meanwhile，另一份询价 arrived，新增了一批公司，原定的后续跟进被忘到了脑后。
这是小型销售团队中常见的运营问题。信息分散在收件箱、电子表格和个人笔记中。团队可能有很多联系人，但却没有可靠的线索来判断哪些对话需要关注。
解决方案始于每个潜在客户及其下一步行动的consistent记录。
将关键信息集中保
一个潜在客户记录不需要太复杂。可以从公司名称、网站、国家、联系人、职务、相关产品、来源以及当前状态开始。
添加上次互动的日期，简要记录讨论内容，以及下一步行动计划及其截止日期。如果潜在客户要求特定的规格或报价，请记录该要求，而非依赖记忆。
使用一致的格式表示公司名称、日期和状态。否则，同一个公司可能会以略微不同的名称多次出现，使得难以理解实际的流程管线。
将新 Prospects 与活跃机会区分开来
数据库中的每家公司都不值得同样程度的关注。
一家新研究的公司可能仍然需要验证。另一名潜在客户可能已经收到了介绍邮件但没有回复。第三名可能正在讨论技术要求或请求报价。
给这些情况赋予不同的状态，以反映实际的过程。这有助于团队决定下一步该做什么，而不是将每一项记录都视为同等活跃的潜在客户。
避免创建太多状态，导致工作人员花更多时间维护系统而少与潜在客户交流。
每个跟进都要具体
后续任务应说明需要发生什么事及其原因。
再次联系公司”不如“发送所需的规格表”或“确认提议的型号是否符合应用要求”有用。
根据对话设定一个现实的截止日期。如果潜在客户表示他们将在下个月审查信息，记录这种期望，而不是在接下来的几天里重复设定了提醒。
当潜在客户回复时，更新记录并修订下一步行动。任务列表应反映当前对话，不应在情况发生变化后继续运行。
防止重复和不适当的联系
在发送另一条消息之前，请检查联系历史。同事可能已经联系了同一个人，或者公司可能通过其他渠道进行了响应。
记录手递流程和相关回复，以便团队成员可以看到已经发生了什么。同时记录不需要联系的请求，并确保遵守这些请求。
当多个人员同时研究和联系海外公司时，这一点尤为重要。
选择适合团队工作量的工具
当活跃潜在客户数量较少且流程简单时，一个共享电子表格就足够了。随着团队规模的扩大，客户关系管理（CRM）系统或连接的潜在客户管理软件可以提供更清晰的所有权划分、提醒、活动历史记录和报告功能。
工具不如其背后的专业精神重要。如果记录不完整或工作人员不更新状态，即使是功能复杂的软件也会导致对管道的不可靠视图。
先从团队可以维护的工作流程开始，然后在重复任务清晰稳定时添加自动化。
定期审查管道
简短的每周评审可以识别出未跟进的事项、等待技术答复的潜在客户、没有达成一致下一步行动的机会，以及需要关闭或暂停的记录。
查看对话停止的原因。如果潜在客户反复请求公司无法快速提供的信息，需改进获取技术解答的过程。如果许多记录未能合格，则需精炼研究标准。
有条不紊地管理潜在客户并不意味着要发送更多的提醒。而是要确保团队知道他们在跟谁交谈，已经发生了什么，以及下一步应该采取什么行动。
