如何撰写一封感觉相关的企业邮件
如何撰写一封感觉相关的企业邮件
一位海外公司的采购经理打开收件箱，看到又有一封邮件，开头写着“尊敬的先生或女士，我们是一家拥有多年经验的专业制造商。
这封邮件可能非常礼貌。问题在于它几乎可以发送给任何人。
对于忙碌的买家来说，除非信息迅速表明发件人对他们的工作可能有何关联，否则几乎没有继续阅读的理由。
这是对企业间冷邮件的真实挑战：不是让公司听起来很有印象，而是给正确的人一个可信的理由去回应。
先从公司出发，而不是你的产品目录
写作前，请先查看目标公司的业务。该公司销售哪些产品？它服务于哪些行业？它是否制造、分销、安装或维护设备？它的业务与你的产品之间是否存在合理的联系？
研究不需要详尽无遗。公司网站、产品页面以及相关的公共商业资料可能已经足以建立合理的联系理由。
但事实和猜测之间有一个重要的区别。如果公司销售工业滤芯产品，提及该产品系列是合理的。除非你有证据，否则不能宣称公司正在寻找新的供应商。
相关电子邮件从你能验证的内容开始。
给收件人一个明确的原因让他们关心这个问
考虑这两种开场白之间的区别。
通用：我们是工业泵的主要制造商，想介绍一下我们的公司。
更加相关：我注意到你们公司供应污水处理设备。我们制造用于水处理应用的工业泵，想看看我们的产品系列是否适合你们的产品组合。
第二个版本将发送者的产品与接收者实际做的事情联系起来。它不假设潜在客户有立即的需求，并给接收者留出空间来决定这种联系是否重要。
仅在产品契合度真实的情况下使用此方法。仅因为邮件包含收件人的公司名称，并不意味着个性化邮件自然相关。
保持第一条消息聚焦
一封初始邮件通常不需要完整的企业历史、长列表的产品类别、多个附件以及详细的推介内容。
一个实用的结构是：
- 特定开场白：识别相关业务联系。
- 简介：解释贵公司提供什么。
- 联系原因：展示产品或能力与收件人业务的关联。
- 下一个简单的步骤是询问是否需要进行简短讨论、产品信息或相关目录。
例如：
主题：泵供应用于水处理应用
您好 [Name]，
我注意到 [公司] 从事水处理设备业务。我们制造用于水处理应用的工业泵，认为我们的产品系列可能适合贵公司的产品组合。
如果这个产品类别在你的范围内，我发送一下我们提供的型号和规格的简要概述会对你有用吗？
此致，
Your Name
[公司]
[网站]
这是一个起点，而不是要不加改动地发送给每一个潜在客户的信息。替换占位符，核实商业模式连接性，并根据不同接收者的角色和市场调整请求。
使下一步更容易回答
请告知您是否有任何要求”会给收件人带来一定的负担，但却没有给出太多可以回应的内容。
聚焦问题更容易处理。根据情况，你可以询问该公司是否处理相关产品类别、技术规格是否会有用，或者是否有其他同事负责供应商询问。
避免在同一条初始消息中请求会面、购买决定以及冗长的要求列表。初次接触的目的在于开启相关对话，而不是将整个销售过程压缩到一封邮件中。
你应该在什么情况下包含目录或附件？
提供有助于回答你提出的问题的相关材料。简短的产品概述或相关产品页面的链接可能比一份大的通用目录更有用。
确保链接生效，页面与电子邮件一致，并且信息最新。如果收件人想评估技术suitability，规格和应用细节比广泛的产品宣传更有用。
也考虑送达性和当地要求。使用合法的商业联系信息，准确自我标识，尊重退订请求，并遵循您所接触市场的适用电子邮件营销和隐私规则。
如果没有回复会怎样？
缺乏回应并不一定意味着产品不合适。收件人可能很忙，时机可能不对，或者邮件可能到达了不负责该类事务的人手中。
在跟进之前，请回顾原始消息。商业联系是否清晰？请求是否合理？您是否给了接收方足够的信息让他们理解您为何联系他们？
简要跟进可以提及初次联系的原因，并提出有用的下一步。避免反复发送相同的消息或编造紧迫性以吸引注意。
对于正在建设海外市场开发流程的制造商而言，目标列表的质量与其电子邮件本身一样重要。一条精心撰写的邮件发给不相关的公司依然无效。
更好的出发点是一位经过验证的潜在客户、一款真正匹配的产品，以及一个明确的理由来联系他们。从那之后，外联将变成销售团队可以从中学习并改进的过程。
