Como Fabricantes Devem Lidar com Solicitações de amostras de Produtos no Exterior

Como Fabricantes Devem Lidar com Solicitações de amostras de Produtos no Exterior

Um comprador internacional revisou o catálogo de um fabricante e trocou várias mensagens de e-mail com o time de vendas. Agora, o comprador deseja receber uma amostra antes de discutir um pedido maior.

Para o fabricante, esta é uma desenvolvimentos animador. O comprador está

O exemplo pode ser necessário para um teste técnico, uma avaliação interna, uma demonstração para clientes ou uma comparação com produtos de outros fornecedores. O fabricante precisa entender o propósito antes de decidir o que enviar e como organizar.

Descubra qual teste o comprador intende realizar

Uma solicitação para um exemplar pode significar coisas muito diferentes dependendo do produto e o negócio do comprador.

Um distribuidor pode querer um amostra física para mostrar à equipe comercial ou clientes potenciais. Uma empresa de engenharia pode precisar verificar dimensões e compatibilidade de material. Uma fabricante pode querer instalar um componente em uma máquina existente e avaliar seu desempenho sob condições de operação.

Antes de preparar a remessa, o time de vendas deve esclarecer alguns pontos:

• Para qual aplicativo será usado o exemplo?
• O comprador está avaliando aparência, dimensões, material, desempenho ou compatibilidade?
• O amostras serão testadas pelo comprador ou pelo cliente final?
• Quants amostras são necessárias?
• O comprador precisa de um produto padrão ou uma versão personalizada?
• Existe uma data planejada para avaliação ou calendário do projeto?

Essas perguntas ajudam a fabricante a determinar se um exemplo existente é adequado ou se precisar

Certifique-se de que o exemplo representa o produto oferecido

Um exemplo deve estar em conformidade com a configuração do produto que o fornecedor espera fornecer. Caso contrário, o comprador pode avaliar uma versão e, posteriormente, receber uma cotação para outra.

Para produtos industriais, até uma pequena diferença pode importar. A grade do material, as dimensões, o tipo de conexão, o tratamento superficial, a tensão, a capacidade ou a seleção dos componentes podem afetar se um produto é adequado para a aplicação prevista.

Antes da dispatch, o fabricante deve registrar os detalhes relevantes, como:

• Nome do produto e número do modelo.
• Material e configuração.
• Dimensões e outras especificações relevantes.
• Dessenhos ou documentos técnicos aplicáveis.
• Qualquer diferença entre o modelo de amostra e a versão de produção padronizada.

Se o exemplo for um protótipo, uma unidade modificada ou uma versão demonstrativa, isso deve ser esclarecido para o comprador. Um exemplo não deve ser apresentado como um item de produção padrão quando sua configuração for diferente.

Decida como os custos dos exemplos serão tratados

Fabricantes usam diferentes arranjos comerciais para amostras. Alguns fornecem amostras padrão sem cobrar pelo produto, enquanto outros cobram pelo produto, personalização, embalagem ou entrega.

A disposição apropriada depende do produto, seu custo de produção, as exigências do comprador e a natureza do potencial negócio.

Não existe uma regra universal que determine que as amostras sempre devem ser gratuitas. Para uma fabricante produzindo equipamentos personalizados ou componentes industriais caros, a preparação de uma amostra pode envolver trabalho de engenharia, compras de materiais e tempo de produção dedicado.

Qualquer que seja a responsabilidade financeira deve ser acordada antes da preparação da amostra. Isso evita mal-entendidos após o envio ter sido despachado.

Verifique as exigências de transporte e importação antes de enviar.

Um exemplo que está pronto na fábrica não está necessariamente pronto para ser enviado internacionalmente.

O fabricante pode precisar confirmar o endereço de destino, os detalhes do destinatário, a disponibilidade do transportador, o custo do envio, a descrição alfandegária e qualquer exigência de importação que se aplique ao produto.

Alguns produtos podem exigir documentação adicional ou disposições especiais no manejo. Baterias, químicos, componentes eletrônicos, produtos que contêm materiais restritos e equipamentos sujeitos a regulamentações específicas podem precisar de atenção particular.

O time de logística deve confirmar os requisitos aplicáveis com o entrega ou fornecedor logístico relevante em vez de se basear em suposições.

A disposição comercial também deve ser clara. Comprador e fabricante devem acordar quem pagará frete, alfândega, impostos e outras taxas, e quais termos de entrega se aplicam quando relevantes.

Inclua as informações necessárias para avaliar o exemplo

Enviando um produto físico sem informações suportantes pode tornar a avaliação mais difícil.

O comprador pode receber o amostra, mas não saber qual especificação verificar, como instalá-la ou qual documento técnico corresponde ao modelo fornecido.

A depender do produto, a remessa pode incluir:

• Um rótulo de identificação do produto com o número do modelo ou referência.
• Uma folha de dados relevante ou uma folha de especificações.
• Instruções de instalação ou de uso, se aplicável.
• Informações materiais ou relatórios de teste, quando disponíveis e relevantes.
• Desenhos ou detalhes de conexão.
• Informação de contato para perguntas técnicas.

Os documentos devem corresponder à amostra real. Se um relatório de teste se refere a um modelo ou

Concordem sobre o que acontece após o comprador receber o produto

Um problema comum é que o fabricante envia uma amostra e então espera indefinidamente por uma resposta.

O comprador pode precisar de tempo para organizar testes internos, passar o produto para um time de engenharia ou obter feedback de um cliente final. Sem um ponto de acompanhamento acordado, a conversa de vendas pode perder impulso.

Antes de enviar, é útil perguntar quando o comprador espera avaliar a amostra e se uma discussão adicional seria útil.

O follow-up deve se concentrar na avaliação em vez de simplesmente perguntar se o comprador está pronto para fazer uma ordem.

Por exemplo, o fabricante pode perguntar:

• O exemplo chegou em boas condições?
• As dimensões e configurações eram como esperado?
• O produto atendeu aos requisitos de teste intencionais?
• Foram identificados qualquer problemas técnicos?
• É necessário outra configuração ou informações adicionais?

Se o comprador identificar um problema, o fabricante deve registrar os detalhes e determinar se o problema está relacionado à adequação do produto, configuração da amostra, instalação ou condições de teste.

Manter registros de amostra conectados ao cliente e ao produto

Para empresas que lidam com muitas consultas internacionais, amostras podem ficar difíceis de rastrear quando os registros são mantidos apenas em conversas de email ou notificações dos correios.

Um registro de exemplo deve conectar a remessa à consulta inicial do cliente e ao produto Being evaluated.

Campos úteis incluem:

• Informação do cliente e da empresa.
• Fonte original da consulta.
• Modelo do produto e configuração de exemplo.
• Quantidade amostral e data de preparação.
• Cobrano por amostragem e frete.
• Referência do entregador e rastreamento.
• Situação do envio e entrega.
• Data de avaliação esperada.
• Feedback do comprador e problemas técnicos.
• Próxima ação comercial.

Esta história torna-se particularmente útil quando um comprador solicita outro amostra, altera a configuração ou retorna à discussão após vários meses.

Exemplos de pedidos fazem parte do processo de vendas, não do fim dele

Uma amostra de embarque dá ao comprador a oportunidade de examinar o produto, mas não resuelve toda a questão comercial.

O comprador ainda precisa avaliar o preço, capacidade de produção, tempo de entrega, arranjos de garantia, documentação e capacidade do fabricante de atender a futuras encomendas.

Para o fabricante, a etapa de amostra fornece feedback útil sobre a aplicação e as necessidades do comprador. Também pode revelar se as informações do produto fornecidas durante a consulta inicial foram suficientes.

Quando o amostrador, suas informações técnicas, as disposições de envio e o histórico de acompanhamento são gerenciados juntos, a empresa pode manter um registro mais claro do que foi discutido e o que ainda precisa ser confirmado.