Cómo los fabricantes deben gestionar solicitudes de muestras de productos para el mercado internacional

Cómo los fabricantes deben gestionar solicitudes de muestras de productos para el mercado internacional

Un comprador extranjero ha revisado el catálogo de un fabricante y intercambió varios correos electrónicos con el equipo de ventas. Ahora el comprador quiere recibir una muestra antes de discutir un pedido más grande.

Para el fabricante, esto es un desarrollo alentador. El comprador está pasando de la investigación general del producto y quiere examinar el producto en realidad. Pero una solicitud de muestra no significa automáticamente que se siga un pedido de compra.

El equipo de prueba, la evaluación interna, una demostración para clientes o una comparación con productos de otros proveedores puede requerir una muestra. Antes de decidir lo que enviar y cómo arreglarlo, el fabricante necesita entender el propósito.

Encuentre lo que el comprador desea probar

Una solicitud para un ejemplar puede significar muy diferentes cosas dependiendo del producto y el negocio del comprador.

Un distribuidor podría querer un muestra física para mostrar a su equipo de ventas o a posibles clientes. Una empresa de ingeniería puede necesitar verificar dimensiones y compatibilidad de materiales. Una factoría podría querer instalar un componente en una máquina existente y evaluar su desempeño bajo condiciones de operación.

Antes de preparar la remisión, el equipo de ventas debe aclarar varios puntos:

• ¿Para qué aplicación se utilizará el ejemplo?
• ¿El comprador está evaluando apariencia, dimensiones, material, rendimiento o compatibilidad?
• ¿Será probado el muestra por el comprador o por un cliente final?
• ¿Cuántas muestras se requieren?
• ¿Necesita el comprador un producto estándar o una versión personalizada?
• ¿Existe una fecha planificada para la evaluación o calendario de proyecto?

Estas preguntas ayudan al fabricante a determinar si una muestra existente es adecuada o si es necesario preparar una configuración específica.

Asegúrate de que el ejemplo represente el producto que se ofrece

Una muestra debe estar en línea con la configuración del producto que el fabricante espera proporcionar. En caso contrario, el comprador puede evaluar una versión y recibir posteriormente una cotización para otra versión.

Para productos industriales, incluso una pequeña diferencia importa. La categoría de material, dimensiones, tipo de conexión, tratamiento superficial, voltaje, capacidad o selección de componentes pueden afectar la adecuación de un producto para la aplicación prevista.

Antes de la distribución, el fabricante debe registrar los detalles relevantes, tales como:

• Nombre del producto y número de modelo.
• Materiales y configuración.
• Dimensiones y otras especificaciones relevantes.
• Dibujos o documentación técnica aplicables.
• Cualquier diferencia entre la muestra y la versión de producción estándar.

Si el ejemplo es un prototipo, unidad modificada o versión de demostración, eso debequedar claro para el comprador. No se debe presentar un ejemplo como un artículo de producción estándar cuando su configuración es diferente.

Decide cómo se manejarán los costos de los ejemplos

Las manufactureras utilizan diferentes arreglos comerciales para las muestras. Algunas proporcionan muestras estándar sin cobrar por el producto, mientras que otras cobran por la muestra, la personalización, el empaque o el envío.

La disposición apropiada depende del producto, su costo de producción, las requisiciones del comprador y la naturaleza del posIBLE negocio.

No existe una regla universal que establezca que las muestras siempre deben ser gratuitas. Para una empresa que produce máquinas personalizadas o componentes industriales de alta gama, la preparación de una muestra puede implicar trabajo de ingeniería, compras de materiales y tiempo de producción dedicado.

Sea cual sea el arreglo seleccionado, la responsabilidad por los costos debe acordarse antes de preparar la muestra. Esto evita malentendidos después de que se haya enviado el pedido.

Revisar los requisitos de envío e importación antes de la dispatch

Un ejemplo que esté listo en la factoría no está necesariamente listo para ser enviado internacionalmente.

El fabricante puede necesitar confirmar la dirección de destino, los detalles del destinatario, la disponibilidad del transportista, el costo de envío, la descripción aduanera y cualquier requisito de importación que se aplique al producto.

Algunos productos pueden requerir documentación adicional o arreglos de manejo. Las pilas, químicos, componentes electrónicos, productos que contengan materiales restringidos y equipo sujeto a regulaciones específicas pueden necesitar atención especial.

El equipo de envío debe confirmar los requisitos aplicables con el corredor o el proveedor logístico relevante en lugar de basarse en suposiciones.

La disposición comercial también debe ser clara. El comprador y el fabricante deben acordar quién abona el transporte, las duty, los impuestos y otros cargos, y cuáles son las condiciones de entrega aplicables en la medida en que sean relevantes.

Incluye la información necesaria para evaluar el ejemplo

Enviar un producto físico sin información soportante puede hacer que la evaluación sea más dificultosa.

El comprador puede recibir el muestra, pero no sabrá a qué especificación revisarla, cómo instalarla, o qué documento técnico corresponde con el modelo suministrado.

Según el producto, la remisión puede incluir:

• Una etiqueta de identificación del producto con el modelo o el número de referencia.
• Una hoja de datos relevante o una hoja de especificaciones.
• Instrucciones de instalación o de uso, según sea necesario.
• Información material o informes de pruebas, cuando estén disponibles y relevantes.
• Dibujos o detalles de conexión.
• Información de contacto para preguntas técnicas.

Los documentos deben corresponder con el muestreo real. Si un informe de prueba se refiere a un modelo o configuración diferente, no debe incluirse como si verificara el muestreo que se envía.

Acuerdate de lo que sucederá después de que el comprador lo reciba

Un problema común es que el fabricante envía una muestra y luego espera indefinidamente una respuesta.

El comprador podría necesitar tiempo para arreglar pruebas internas, pasar el producto a un equipo de ingeniería o obtener retroalimentación de un cliente final. Sin un punto de seguimiento acordado, la conversación de ventas puede perder momentum.

Antes de proceder, es útil preguntar cuándo el comprador espera evaluar el samplo y si una discusión posterior sería útil.

El seguimiento debe centrarse en la evaluación en lugar de simplemente preguntar si el comprador está listo para hacer una Orden.

Por ejemplo, el fabricante puede preguntar:

• ¿Ha llegado el muestra en buen estado?
• ¿Las dimensiones y la configuración fueron como se esperaba?
• ¿El producto cumplió con los requisitos de prueba intencionales?
• Se identificaron algún problema técnico?
• Se necesita otra configuración o información adicional?

Si el comprador identifica un problema, el fabricante debe registrar los detalles y determinar si el problema se relaciona con la adecuación del producto, la configuración de la muestra, la instalación o las condiciones de prueba.

Mantén registros de muestra conectados al cliente y producto

Para las compañías que manejan muchas consultas internacionales, las muestras de productos pueden resultar difíciles de rastrear cuando solo se mantienen los registros en conversaciones por correo electrónico o notificaciones de correos express.

Un registro de muestra debe conectar la remisión con la consulta inicial del cliente y el producto que se evalúa.

Campos útiles incluyen:

• Información del cliente y de la empresa.
• Origen de la consulta original.
• Modelo de producto y configuración de muestra.
• Cantidad de muestra y fecha de preparación.
• Muestras y cargos por flete.
• Referencia del corredor y del seguimiento.
• Estado de la envío y entrega.
• Fecha esperada de evaluación.
• Feedaback del comprador y problemas técnicos.
• Siguiente acción comercial.

Esta historia se vuelve particularmente útil cuando un comprador solicita otro muestra, cambia la configuración o retorna a la discusión varios meses después.

Los ejemplos de solicitudes forman parte del proceso de ventas, no su final.

Una muestra de envío ofrece al comprador la oportunidad de examinar el producto, pero no resuelve todas las cuestiones comerciales.

El comprador still necesita evaluar el precio, la capacidad de producción, el tiempo de entrega, los arreglos de garantía, la documentación y la capacidad del fabricante para soportar futuras pedidos.

Para el fabricante, la muestra proporciona valiosa retroalimentación sobre la aplicación y las necesidades del comprador. También puede revelar si la información del producto proporcionada durante la consulta inicial fue suficiente.

Cuando el muestra, sus informaciones técnicas, los arreglos de envío y la historia de seguimiento se gestionan juntos, la empresa puede mantener un registro más claro de lo discutido y lo que still needs to be confirmed aún necesita ser confirmado.