làm cách nào để nhà sản xuất giảm thiểu sự chậm trễ trong quá trình chuẩn bị đơn giá ở nước ngoài
làm cách nào để nhà sản xuất giảm thiểu sự chậm trễ trong quá trình chuẩn bị đơn giá ở nước ngoài
Một người mua nước ngoài gửi yêu cầu cho một nhà sản xuất về việc cung cấp 500 đơn vị của một sản phẩm cụ thể. Người mua cung cấp một số tham chiếu mẫu, một cảng đích, và một ngày giao hàng yêu cầu.
Tài xảo viên chuyển thông tin thắc mắc cho bộ phận kỹ thuật để xác nhận các yêu cầu. Mua sắm sau đó được yêu cầu kiểm tra chi phíMaterials. Sản xuất cần-reviewed năng lực, trong khi logistics phải ước tính chi phí vận chuyển.
Sau ba ngày, nhân viên bán hàng vẫn đang chờ đợi thông tin cần thiết để chuẩn bị đơn báo giá.
TR Renders quen quen với nhiều doanh nghiệp sản xuất. Không phải lúc nào chậm trễ cũng do thiếu lợi ích của đội bán hàng. Thêm vào đó, thông tin cần thiết để đưa ra bản phác thảo đáng tin cậy thường được phân tán ở các bộ phận khác nhau, tài liệu và kênh giao tiếp.
Citet khôngBeginning with the price
Đơn giá sản xuất là kết quả của nhiều quyết định. Trước khi giá được xác nhận, công ty có thể cần xác định chính xác gì mà người mua muốn và liệu doanh nghiệp có thể cung cấp dưới các điều kiện được yêu cầu hay không.
Quá trình này có thể relatively straightforward đối với sản phẩm tiêu chuẩn. Đối với thiết bị tùy chỉnh, thành phần công nghiệp, hoặc sản phẩm có các tùy chọn nguyên vật liệu và cấu hình khác nhau, báo giá có thể yêu cầu sự tham gia của nhiều người.
xem xét thông tin có thể cần thiết:
| Thông tin | Hàm chức năng trách nhiệm | Tại sao điều này quan trọng |
|---|---|---|
| đồng hồ sản phẩm và thông số kỹ thuật | Bán hàng / Kỹ thuật | Xác nhận sản phẩm hoặc cấu hình được |
| Yêu cầu về vật liệu và thành phần | Kỹ thuật / Mua sắm | Nguyên nhân ảnh hưởng đếnSuitability kỹ thuật và chi phí |
| Số lượng và năng lực sản xuất | Bán hàng / Sản xuất | Giúp xác định liệu đơn đặt hàng yêu cầu có thể được fulfilling hay không |
| Yêu cầu đóng gói | Bán hàng / Sản xuất | Sẽ ảnh hưởng đến nguyên liệu, nhân công và việc vận chuyển |
| Địa điểm giao hàng và điều khoản giao hàng | Bán hàng / Logistik | Xác định trách nhiệm về vận chuyển và chi phí liên quan |
| Điều kiện thanh toán và thương mại | Bán hàng / Tài chính | Đặt nền tảng cho đề xuất thương mại |
Nếu thông tin này chưa đầy đủ, nhân viên bán hàng có thể phải trở lại với người mua để hỏi thêm các câu hỏi hoặc đợi xác nhận nội bộ. Việc gửi giá trước khi kiểm tra thông tin liên quan có thể tạo ra một vấn đề khác: một ưu đãi không chính xác cần được điều chỉnh sau này.
Chi tiết thiếu sót thường là nguồn gốc của sự chậm trễ đầu tiên
Không phải simply "ietiesc
Mua hàng có thể cho rằng hình sản phẩm hoặc số.model là đủ. Nhà sản xuất có thể cần biết số lượng, chất liệu, kích thước, cấu hình kỹ thuật, địa điểm vận chuyển, đóng gói hoặc mục đích dùng.
Thay vì hỏi mọi chi tiết có thể một lần, đội bán hàng nên xác định những thông tin nào là quan trọng đối với sản phẩm cụ thể đó.
Ví dụ, một phiếu-quote cho một thành phần thay thế tiêu chuẩn chỉ cần tham chiếu mô hình và số lượng. Một máy móc tùy chỉnh có thể yêu cầu bản vẽ, điều kiện vận hành, yêu cầu điện và mô tả về quy trình mong muốn.
Một danh sách kiểm tra về thông tin quý khách sản phẩm có thể giúp nhân viên bán hàng nhận biết thông tin thiếu sót trước khi chuyển yêu cầu đến nội bộ.
Các câu hỏi nội bộ lặp lại tiêu thụ thời gian
Một nguồn của sự chậm trễ là việc tìm kiếm trùng lặp thông tin mà công ty đã có.
Một nhân viên bán hàng có thể yêu cầu bộ phận kỹ thuật về kích thước sản phẩm đã được xác nhận trong dự án trước. Bộ phận mua sắm có thể tìm kiếm qua các email cũ để tìm giá vật tư mới nhất của nhà cung cấp. Bộ phận sản xuất cần tìm thấy đánh giá năng lực trước đây cho một đơn đặt hàng tương tự.
Những nhiệm vụ trở nên khó khăn khi thông tin được lưu trữ trong các hộp thư cá nhân, bảng tính, lịch sử trò chuyện, và các thư mục riêng biệt.
Một tham chiếu trích dẫn chung nên làm cho thông tin được sử dụng thường xuyên dễ dàng tìm thấy, bao gồm:
- Hiện trạng của các yêu cầu sản phẩm và các biến thể mô hình.
- Đơn nguyên và các lựa chọn thành phần đã được phê duyệt.
- Thông tin góikke chuẩn.
- Lịch chờ sản xuất đã xác nhận trước đó, cùng với điều kiện áp dụng.
- Tham chiếu giá cung cấp và các ngày cập nhật của chúng.
- Các phương thức giao hàng thông thường và thông tin về điểm đến.
- Các mẫu báo giá và điều khoản thương mại đã được phê duyệt trước đó.
Không phải mọi giá trị đều nên được coi là tạm thời. Giá vật liệu, tỷ giá hối đoái, chi phí vận chuyển, năng lực sản xuất và lịch trình giao hàng có thể thay đổi. Một hệ thống tham chiếu hữu ích nên chỉ ra khi nào thông tin được xác nhận lần cuối và ai là ngườiponsible cho việc cập nhật nó.
Phân biệt trích dẫn chuẩn với những yêu cầu cần được kiểm tra.EngineeringReview
Nhà sản xuất thường xử lý các yêu cầu báo giá khác nhau thông qua cùng một quy trình. Điều này có thể tạo ra công việc vô ích.
Một sản phẩm tiêu chuẩn có thông số kỹ thuật và giá cả đã xác định có thể không cần kiểm tra kỹ thuật đầy đủ mỗi khi phát hành. Một sản phẩm tùy chỉnh hoặc yêu cầu liên quan đến điều kiện hoạt động bất thường có thể cần đánh giá kỹ thuật trước khi đưa ra bất kỳ giá nào.
Những tình huống này nên được phân biệt như sau:
| Loại yêu cầu | Tính chất điển hình | Phương pháp trích dẫn |
|---|---|---|
| Sản phẩm tiêu chuẩn | Model hiện hữu, quy hỏng đã xác nhận, bao gói đã biết | Sử dụng một sản phẩm và giá tham chiếu được phê duyệt, sau đó xác nhận điều khoản thương mại hiện tại |
| Sản phẩm đã cấu hình | Sản phẩm hiện có với các tùy chọn đã chọn hoặc sự biến thể về vật liệu | Kiểm tra cấu hình đã chọn và các |
| Sản phẩmPersonalizado | Kích thước không chuẩn, bản vẽ hoặc yêu cầu về hiệu suất không chuẩn | Lấy đánh giá kỹ thuật và sản xuất trước khiQUOTE |
| Ứng dụng mới | CONDITIONS KHOÁI QUÁN ÁM HOẶC MÌNH HIỂU LÀM VIỆC KHI KHÔNG ĐÃ ĐÁNH GIÁ TRƯỚCiała | Đánh giá yêu cầu kỹ thuật và đánh giá phù hợp trước khi cam kết về hiệu suất |
Điểm khác biệt này giúp công ty chuyển mỗi yêu cầu đến những người thực sự cần xem xét nó. Nó cũng ngăn chặn các đề nghị công việc tiêu chuẩn phải chờ đợi beh∻ trước các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
Một trích dẫn cần có chủ sở Hữu
Khi nhiều bộ phận tham gia vào quá trình chuẩn bị đơn giá, trách nhiệm có thể trở nên không rõ ràng.
Bán hàng có thể cho rằng kỹ thuật đang chuẩn bị đề xuất hoàn chỉnh. Kỹ thuật có thể cho rằng họ chỉ cần xác nhận chi tiết kỹ thuật. Mua sắm có thể cung cấp một ước tính về chi phí mà không biết mua hàng đang mong đợi trả lời trong thời gian nào.
Một cấu trúc quyền sở hữu đơn giản có thể tránh sự nhầm lẫn này:
- Ban bán hàng:Sở hữu cuộc thông hỏi, xác nhận yêu cầu của người mua, phối hợp các yêu cầu trong bộ phận và gửi lời chào cuối cùng.
- Kỹ thuật:Xác nhận yêu cầu về thông số kỹ thuật, cấu hình và khả thi khi cần thiết.
- MUA HÀNG:Kiểm tra giá hiện tại của nhà cung cấp và khả năng sử dụng nguyên liệu.
- Sản xuất:Đánh giá năng lực sản xuất, kế hoạch sản xuất và thời gian giao hàng ước tính.
- Kinh tế:Đánh giá điều kiện thanh toán, kế hoạch tín dụng và các yêu cầu tài chính khác khi cần thiết.
Bán hàng nên tiếp tục theo dõi yêu cầu
Giữ lịch sử trích dẫn liên kết đến khách hàng
Một số người mua yêu cầu nhiều lần sửa đổi trước khi đưa ra quyết định. Họ có thể thay đổi số lượng, yêu cầu một lựa chọn vật liệu khác, yêu cầu một sắp xếp giao hàng khác, hoặc so sánh hai cấu hình.
Nếu mỗi phiên bản được 저장 riêng biệt mà không có liên kết rõ ràng, nhóm bán hàng có thể gửi kèm giá outdated hoặc bỏ qua yêu cầu đã được chỉnh sửa.
Một bản ghi trích dẫn nên xác định:
- Khách hàng và thông tin liên quan đến nhờ hiểu.
- Đề án sản phẩm và cấu hình.
- Số lượng và phạm vi thương mại.
- Số bản trích dẫn và bản sửa đổi.
- Ngày phát hành và thời gian có hiệu lực.
- currency và điều khoản giao hàng áp dụng.
- Người có trách nhiệm phê duyệt.
- Trạng thái của báo giá và hành động tiếp theo cần theo dõi.
Khi một trích dẫn được sửa đổi, phiên bản trước đóshould remain khả dụng để tham khảo, trong khi phiên bản mới nhấtshould clearly dán biệt. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhiều người có liên quan trong giao tiếp với cùng một khách hàng.
Sử dụng tự động hóa để điều phối thông tin, "Sử dụng tự động hóa để phối hợp thông tin, không phải là để missing facts "Sử dụng tự động hóa để phối hợp thông tin, không để đoán thiếu hụt thông tin
Các công cụ kỹ số có thể giảm thời gian chuyển thông tin giữa các bộ phận.
Ví dụ, một quy trình trích dẫn có thể thu thập một yêu cầu từ trang web, tạo hồ sơ khách hàng, rút ra mô hình sản phẩm và số lượng đề nghị, và giao các câu hỏi kỹ thuật cho thành viên đội phù hợp.
AI cũng có thể giúp tóm tắt thông điệp của khách mua, Nhận diện các trường thiếu hụt, so sánh đơn đặt hàng với thông tin sản phẩm hiện có và chuẩn bị bản skypoison có sẵn để được kiểm tra.
Tuy nhiên, tự động hóa không nên tạo ra các tiêu chuẩn kỹ thuật, chi phí của nhà cung cấp, khả năng sản xuất, hoặc các ngày giao hàng. Chi tiết này cần phải đến từ hồ sơ hiện tại của công ty hoặc xác nhận từ người có trách nhiệm.
Một quy trình làm việc thực tế có thể trông như sau:
- Nhận yêu cầu và tạo yêu cầu-quote có theo dõi.
- Xác định sản phẩm và rút ra yêu cầu của người mua đã xác định.
- Kiểm tra xem thông tin quan trọng có thiếu không.
- Điều chuyển các câu hỏi về kỹ thuật, mua sắm, sản xuất và logistic cho người thích hợp.
- Gather thông tin đã xác nhận và chuẩn bị phiếu
- Đánh giá chi tiết về mặt công thương mại trước khi gửi cho|mua hàng.|buyer.|mua hàng.|
- Ghi lại phiên bản đã phát hành và sắp xếp cuộc hẹn tiếp theo.
Mục tiêu không phải là loại bỏ thanh tra con người. Nó là để giảm thiểu việc tìm kiếm lặp đi lặp lại, quyền sở hữu không rõ ràng và các sự chuyển giao không cần thiết.
Đo nơi thời gian trích dẫn thực sự đượcใช.Space after this is not part of the translation.
Trước khi thay đổi quy trình trích dẫn, nhà sản xuất có thể kiểm tra một mẫu các yêu cầu gần đây và ghi nhận thời gian dành cho mỗi giai đoạn.
Các chỉ số hữu ích bao gồm:
- Thời gian từ khi nhận yêu cầu đến khi bắt đầu kiểm tra sơ bộ.
- Thời gian chờ đợi thông tin mua hàng thiếu hụt.
- Thời gian cần thiết để xác nhận kỹ thuật.
- Thời gian cần thiết để lấy chi phí hiện tại.
- Thời gian giữa sự phê duyệt nội bộ và việc cung cấp giá trị.
- Số lần es lại trích dẫn do thiếu hoặc thông tin không chính xác.
Điều này giúp dễ dàng xác định điểm nghẽn thực sự. Nếu hầu hết các gián đoạn xảy ra khi đang chờ xác nhận kỹ thuật, thay đổi mẫu email sẽ không giải quyết được vấn đề. Nếu các hóa đơn repeatedly revisied là vì yêu cầu của người mua không rõ ràng, một danh sách tra cứu tốt hơn có thể có ảnh hưởng lớn hơn.
Một đơn giá nhanh hơn chỉ hữu ích khi nó cũng chính xác. Các nhà sản xuất nên cố gắng làm cho quy trình trở nên dễ dự đoán hơn: thông tin phù hợp đến tay người phù hợp, trách nhiệm rõ ràng, và người mua nhận được đơn giá phản ánh đúng những gì công ty có thể cung cấp.
