Comment les fabricants peuvent réduire les retards dans la préparation des devis à l'exportation
Comment les fabricants peuvent réduire les retards dans la préparation des devis à l'exportation
Un acheteur étranger envoie un fabricant une enquête pour 500 unités d'un produit particulier. L'acheteur fournit une référence de modèle, un port de destination, et une date de livraison demandée.
Le représentant des ventes transmet la demande au département technique pour confirmer les spécifications. L'approvisionnement est ensuite sollicité pour vérifier les coûts des matériaux. La production doit examiner la capacité de production, tandis que la logistique doit estimating the coûts de transport.
Trois jours plus tard, le représentant commercial continue d'attendre l'information nécessaire pour préparer le devis.
Cette situation est familière pour de nombreuses entreprises de fabrication. Le retard n'est pas toujours dû au manque d'intérêt de la part de l'équipe de vente. Plus souvent, les informations nécessaires pour établir une quote-devis fiable sont réparties dans différents départements, documents et canaux de communication.
La citation ne commence pas par le prix
Une offre de fabrication est le résultat de plusieurs décisions. Avant que le prix ne puisse être confirmé, la société peut avoir besoin d'établir exactement ce que l'acheteur désire et si l'entreprise peut fournir en conditions demandées.
Pour un produit standard, ce processus peut être relativement straightforward. Pour des équipements sur mesure, des composants industriels ou des produits avec différentes options de matériaux et de configuration, la quotation peut nécessiter l'input de plusieurs personnes.
Prenez en compte l'information qui peutêtre nécessaire :
| Information | Fonction responsable | Pourquoi cela compte |
|---|---|---|
| Modèle de produit et spécifications | Ventes / Ingénierie | Confirme le produit ou la configuration qui est |
| Requirements en matière de matières premières et composants | Ingénierie / Achat | Affecte la compatibilité technique et le coût |
| Quantité et capacité de production | Ventes / Production | Permet de déterminer si l'ordre demandé peut être honouré |
| Requirements de paquetage | Ventes / Production | Peut affecter les matières premières, le travail et les arrangements logistiques |
| Destination de livraison et conditions de vente | ventes / logistique | Détermine les responsabilités en matière de transport et les coûts associés |
| Conditions de paiement et commerciales | Ventes / Finance | Établit la base de l'offre commerciale |
Si ces détails sont incomplets, le représentant commercial doit peut-être revenir vers l'acheteur avec des questions supplémentaires ou attendre la confirmation interne. Envoyer un prix avant que les détails pertinents ne soient vérifiés crée un problème différent : une estimation inexacte qui doit être révisée ultérieurement.
Les détails manquants sont souvent la première source de retard
Pas tous les acheteurs connaissent exactement les informations auxquelles un fabricant a besoin. Une requête peut simplement dire : "Veuillez nous faire une offre de prix pour ce produit.
L'acheteur peut supposer que l'image du produit ou le numéro de modèle sont suffisants. Le fabricant peut avoir besoin de connaître la quantité, le matériau, les dimensions, la configuration technique, la destination, l emballage ou l'application prévue.
Au lieu de demander tous les détails possibles à la fois, l'équipe de vente devrait identifier quelle information est essentielle pour ce produit en particulier.
Par exemple, une estimation pour un composant de remplacement standard n'a peut-être besoin que du numéro de modèle et de la quantité. Une machine sur mesure peut nécessiter des dessins, des conditions d'opérations, des exigences électriques et une description du processus prévu.
Une liste de vérification des requêtes spécifiques au produit peut aider le personnel commercial à reconnaître les informations manquantes avant de transmettre la requête internement.
Les questions internes répétées consomment du temps
Un autre source de retard est la recherche répétée d'informations que l'entreprise possède déjà.
Un vendeur peut demander à l'ingénierie de lui fournir une dimension de produit qui avait été confirmée dans un projet précédent. La commande examinera peut chercher parmi les emails anciens pour trouver le tarif le plus récent du fournisseur d'un matériau. La production aura besoin de localiser un évaluation précédente de la capacité pour un ordre similaire.
Ces tâches deviennent plus difficiles lorsque l'information est stockée dans des boîtes aux lettres individuelles, des feuilles de calcul, des historiques de chat et des dossiers séparés.
Une référence de citation partagée devrait rendre plus facile la localisation d'informations fréquemment utilisées, y compris :
- Spécifications actuelles du produit et variations de modèle.
- Matériaux et options de composants approuvés.
- Informations sur l'emballage standard.
- Temps de production précédemment confirmés, avec leurs conditions applicables.
- Références des coûts des fournisseurs et leurs dates de mise à jour.
- Les arrangements de transport communs et les informations sur le lieu de destination.
- Modèles de citation previously approved et conditions commerciales.
Pas toutes les valeurs doivent être considérées comme permanentes. Les prix des matières premières, les taux de change, les coûts de fret, les capacités de production et les calendriers de livraison peuvent changer. Un système de référence utile devrait indiquer quand l'information a été confirmée pour la dernière fois et qui est responsable de sa mise à jour.
Séparez les citations standards des demandes qui nécessitent une revue technique.
Fabricants peuvent souvent gérer différentes types de requêtes de devis au même moyen. Cela peut créer du travail inutile.
Un produitstandard avec une spécification établie et un cadre tarifaire peut ne pas nécessiter une révision complète des ingénierie à chaque fois. Un produit personnalisé ou une demande impliquant des conditions de fonctionnement inhabituelles peut nécessiter une évaluation technique avant l'émission de tout prix.
Il est utile de distinguer entre ces situations :
| Type de requête | Caractéristiques typiques | Approche de citation |
|---|---|---|
| Produit standard | Modèle existant, spécifications confirmées, emballage connu | Utilisez une référence de produit et de tarification approuvée, puis confirmez les conditions commerciales actuelles |
| Produit configuré | Produit existant avec les options sélectionnées ou les variations de matériel | Vérifiez la configuration sélectionnée et ses implications en matière de coûts |
| Produit personnalisé | Dimensions non-standard, dessins ou exigences en matière de performance | Obtenez un avis d'ingénierie et de production avant de faire un devis |
| Nouvelle application | Des conditions d'exploitation inconnues ou une application non évaluée anteriorément | Clarifiez les exigences techniques et évaluez l'adéquation avant de faire des engagements en matière de performance |
Cette distinction aide l'entreprise à rediriger chaque inquiry vers les personnes qui ont vraiment besoin de la réexaminer. Elle empêche également les devis routins d'attendre derrière des demandes d'ingénierie complexes.
Une citation nécessite un propriétaire clair
Quand plusieurs départements participent à la préparation des devis, la responsabilité peut devenir floue.
Ventes peuvent supposer que l'ingénierie prépare la proposition complète. L'ingénierie peut penser qu'il suffit de confirmer les détails techniques. Achats peuvent fournir un estimate de coûts sans savoir quand l'acheteur attend une réponse.
Une disposition simple de propriété peut prévenir cette confusion:
- Ventes:S'est domicilié l'enquête, confirme les besoins du vendeur, coordonne les requêtes internes et envoie la dernière quotation.
- Ingénierie:Confirme les spécifications techniques, les configurations et la faisabilité lorsque necessary.
- Achat :Vérifie les prix actuels des fournisseurs et l'adéquation des matières premières.
- Production:Revise la capacité, les dispositions de fabrication et les estimations des délais de livraison.
- Finance:Finance:Financement:Examine les conditions de paiement, les arrangements de crédit et d'autres exigences financières quando necessários.
Le représentant des ventes doit rester responsable du suivi de la demande, même lorsque d'autres départements fournissent les informations. Sans un propriétaire clair, une demande peut rester dans une boîte de réception interne sans que personne ne sache si elle est toujours en cours de traitement.
Maintenez l'historique des citations lié au client
Quelques acheteurs demandent plusieurs révisions avant de prendre une décision. Ils peuvent changer la quantité, solliciter une autre option matérielle, demander un autre arrangement de livraison ou comparer deux configurations.
Si chaque version est conservée séparément sans référence claire, l'équipe commerciale peut envoyer accidentellement un prix obsolète ou ignorer une exigence modifiée.
Un enregistrement de citation devrait identifier :
- Le client et la requête associée.
- Le modèle et la configuration du produit.
- La quantité et l'étendue commerciale.
- Le numéro de citation et la révision.
- La date d'émission et de validité.
- La monnaie et les termes de livraison applicables.
- La personne responsable de l'approbation.
- Le status de la quotation et l'action suivante à suivre.
Lorsqu'une citation est révisée, la version précédente doit rester disponible pour la référence, tandis que la dernière version doit être clairement identifiable. Cela est particulièrement important lorsque plusieurs personnes participent à la communication avec le même acheteur.
Utilisez l' Automation pour coordonner les informations,
Les outils numériques peuvent réduire le temps passé à transférer l'information entre les départements.
Par exemple, un flux de travail de citation peut collecter une demande du site web, créer un dossier client, extraire le modèle de produit et la quantité demandée, et attribuer les questions techniques au membre approprié de l'équipe.
L'IA peut également aider à résumer le message d'un acheteur,identifier les champs manquants, comparer une requête avec les enregistrements existants de produits et préparer un projet de devis ou de réponse à l'examen.
Cependant, l'automatisation ne doit pascréer des spécifications techniques, les coûts des fournisseurs, la disponibilité de la production ou les dates de livraison. Ces détails doivent provenir des relevés actuels de l'entreprise ou d'une confirmation par la personne responsable.
Un flux de travail pratique pourrait ressembler à ceci :
- Recevez l'inquête et créez une demande de quote-cote traçable.
- Identifier le produit et extraire les exigences déclarées par l'acheteur.
- Vérifiez si des informations essentielles sont manquantes.
- Redirigez les questions techniques, de l'acheminement, de la production et de la logistique vers les personnes concernées.
- Collectez les informations confirmées et préparez l'estimation.
- Examine les détails commerciaux et techniques avant de les envoyer au acheteur.
- Enregistrez la version émise et programmez la prochaine réunion suivante.
L'objectif n'est pas de supprimer la revue humaine. C'est de réduire les recherches répétées, l'incertitude concernant la propriété et les...
Mesurer où est effectivement passé le temps de citation
Avant de modifier un processus de citation, une fabrique peut examiner un échantillon d'inquiries récentes et enregistrer le temps passé à chaque étape.
Mesures utiles comprises :
- Temps de réception de la demande à l'examen initial.
- Temps passé en attente d'informations manquantes du buyer.
- Temps nécessaire pour la confirmation technique.
- Temps nécessaire pour obtenir les coûts actuels.
- Période entre l'approbation interne et la livraison de la quotations.
- Nombre de révisions de citation causées par des informations manquantes ou incorrectes.
Cela rend plus facile d'identifier la véritable
Une estimation plus rapide n'est utile que si elle est également précise. Les fabricants devraient chercher à rendre le processus plus prédicitable : les informations appropriées arrivent aux personnes appropriées, les responsabilités sont claires, et l'acheteur reçoit une estimation qui reflète ce dont l'entreprise peut réellement fournir.
