Cara Manufaktur Mengurangi Terlambatnya Persiapan Permintaan Harga Luar Negeri
Cara Manufaktur Mengurangi Terlambatnya Persiapan Permintaan Harga Luar Negeri
Pembeli mancanegara mengirimkan penjual sebuah inquiry untuk 500 unit dari suatu produk tertentu. Pembeli menyertakan merk referensi, pelabuhan tujuan, dan tanggal pengiriman yang diminta.
PENJUALAN mengalihkan pertanyaan ke bagian teknis untuk memastikan spesifikasi. PEMBELANJAAN kemudian diminta untuk mengecek biaya bahan. PRODUKSI perlu meninjau kapasitas, sementara LOGISTIK harus menganggarkan biaya pengiriman.
Tiga hari kemudian, agen penjualan masih menunggu informasi yang diperlukan untuk menyiapkan penawaran.
Situation ini familiar bagi banyak perusahaan manufaktur. Tundaannya tidak selalu disebabkan oleh kekurangan minat dari tim penjualan. Secara lebih umum, informasi yang diperlukan untuk penawaran harga yang dapat diandalkan tersebar di berbagai departemen, dokumen, dan saluran komunikasi.
Penilaian tidak dimulai dengan harga
Sebuah penawaran produksi adalah hasil dari beberapa keputusan. Sebelum harga dapat dikonfirmasi, perusahaan mungkin perlu menetapkan secara pasti apa yang diinginkan pembeli dan apakah bisnis dapat menyediakannya di bawah kondisi yang diminta.
Untuk produk standar, prosesnya mungkin cukup sederhana. Untuk peralatan yang disesuaikan, komponen industri, atau produk dengan pilihan bahan dan konfigurasi yang berbeda, penawarannya mungkin memerlukan input dari beberapa orang.
Considerek informasi yang mungkin diperlukan:
| Informasi | Fungsi yang bertanggung jawab | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Model produk dan spesifikasi | Penjualan / Teknical | Konfirmasi produk atau konfigurasi yang dikutip |
| Persyaratan bahan dan komponen | Insinyur/Pembelian | Mengganggu kecocokan teknis dan biaya |
| Kuantitas dan kapasitas produksi | Penjualan / Produksi | Membantu menentukan apakah pesanan yang diminta dapat terpenuhi |
| Persyaratan pengemasan | Penjualan / Produksi | Mengaffected bahan baku, tenaga kerja, dan perencanaan pengiriman |
| Tujuan pengiriman dan kondisi pembayaran | Pemasaran / Logistik | Menentukan tanggung jawab transportasi dan biaya yang berkaitan |
| Ketentuan pembayaran dan perdagangan | Penjualan / Keuangan | Mengeset dasar untuk tawaran komersial |
Jika detail tersebut masih kurang lengkap, agen penjualan mungkin harus kembali kepada pembeli dengan pertanyaan tambahan atau menunggu konfirmasi internal. Mengirimkan harga sebelum detail terkait dicek dapat menciptakan masalah yang berbeda: tarif yang tidak tepat yang harus direvisi nantinya.
Missing details sering menjadi sumber pertama penundaan
Tidak setiap pembeli tahu secara pasti informasi apa yang dibutuhkan oleh pabrikan. Pemesanan mungkin hanya menyatakan, "Mohon berikan penawaran harga terbaik untuk produk ini.
Pembeli mungkin menganggap bahwa gambar produk atau nomor model sudah cukup. Penghasil mungkin perlu mengetahui jumlah, bahan, ukuran, konfigurasi teknis, tujuan, pengepakan, atau aplikasi yang ditujukan.
Sebaliknya, tim penjualan harus mengidentifikasi informasi mana yang esensial untuk produk tertentu tersebut, bukan meminta detail yang mungkin diperlukan sekaligus.
Misalnya, surat penawaran untuk komponen pengganti standar hanya memerlukan acuan model dan jumlah. Mesin yang disesuaikan mungkin memerlukan gambaran kerja, kondisi operasional, permintaan listrik, dan rangkuman tentang proses yang dimaksud.
Daftar pengecekan pertanyaan yang spesifik produk dapat membantu staf penjualan mengenali informasi yang hilang sebelum meneruskan permintaan secara internal.
Pertanyaan internal yang terus-menerus menghabiskan waktu
Sumber lain dari penundaan adalah pencarian kembali informasi yang perusahaan tersebut already memiliki.
Penjual mungkin meminta insinyur untuk dimensi produk yang telah disetujui dalam proyek sebelumnya. Pembelian mungkin mencari melalui email lama untuk menemukan harga bahan terbaru dari penyuplai. Produksi mungkin perlu menemukan evaluasi kapasitas sebelumnya untuk pesanan yang serupa.
Tugas tersebut menjadi lebih sulit ketika informasi disimpan dalam kotak masuk email, lembar kerja sel, riwayat obrolan, dan folder yang terpisah.
Sebagai referensi kutipan bersama, seharusnya memudahkan penemuan informasi yang sering digunakan, termasuk:
- Spesifikasi produk saat ini dan variasi model.
- Material dan pilihan component yang disetujui.
- Informasi tentang pemakaian standar.
- Waktu produksi sebelumnya yang telah dikonfirmasi, beserta kondisinya yang berlaku.
- Referensi biaya penyokong dan tanggal pembaruan mereka.
- Susunan pengiriman umum dan informasi tujuan.
- templat penetapan harga sebelum disetujui dan istilah perdagangan.
Tidak setiap nilai harus dianggap permanent. Harga bahan, tingkat pertukaran, biaya freight, kapasitas produksi, dan jadwal pengiriman dapat berubah. Sistem acuan yang bermanfaat harus menunjukkan kapan informasi tersebut terakhir dikonfirmasi dan siapa yang bertanggung jawab untuk memperbarui
pisahkan kutipan standar dari permintaan yang memerlukan review teknis
Pengguna manufaktur sering mengelola permintaan penawaran yang berbeda melalui proses yang sama. Hal ini dapat menciptakan pekerjaan yang tidak perlu.
Sebuah produk standar dengan spesifikasi dan struktur harga yang telah ditetapkan mungkin tidak perlu ulasan penuh dari insinyur setiap kali. Produk yang disesuaikan atau permintaan yang melibatkan kondisi operasional yang tidak biasa mungkin memerlukan pengevaluasian teknis sebelum diberi harga.
Ini mendeskripsikan situasi ini:
| jenis permintaan | Ciri-ciri yang umum | metode pengutipan |
|---|---|---|
| Produk standar | Model yang ada, spesifikasi yang sudah diverifikasi, pengemasan yang diketahui | Gunakan referensi produk dan harga yang disetujui, lalu konfirmasikan kondisi komersial saat ini |
| Produk yang telah dikonfigurasi | Produk yang sudah ada dengan pilihan yang dipilih atau_variasi material_ | Periksa konfigurasi yang dipilih dan implikasi biayanya |
| Barang khusus | Ukuran tidak standar, gambaran atau persyaratan performansi | Dapatkan penilaian dari departemen |
| Aplikasi baru | Kondisi operasi yang tidak familiar atau aplikasi yang belum pernah dinilai | Perjelas persyaratan teknis dan asses kelayakan sebelum membuat komitmen performa |
Pembedaan ini membantu perusahaan menampilkanketigaanya pada orang yang sebenarnya perlu meninjau terlebih dahulu. Itu juga mencegah penawaran rutin menunggu di belakang permintaan engineering yang kompleks.
Sebuah kutipan memerlukan pemilik yang jelas
Ketika beberapa departemen terlibat dalam penyusunan penawaran, tanggung jawab bisa menjadi tidak jelas.
Penjualan mungkin asumsi bahwa engineering siap menyediakan penawaran lengkap. Engineering mungkin berpikir bahwa yang perlu dikonfirmasi hanyalah detail teknis. Purchasing mungkin memberikan perkiraan biaya tanpa mengetahui kapan pembeli mengharapkan balasan.
Susunan kepemilikan yang sederhana dapat mencegah kebingungan ini:
- Penjualan:Menjawab pertanyaan, memastikan persyaratan pembeli, koordinasi permintaan internal, dan mengirim penawaran akhir.
- Teknik:Konfirmasi spesifikasi teknis, konfigurasi, dan kepraktisan yang diperlukan.
- Pembelian:Periksa harga dan ketersediaan bahan yang diberikan saat ini oleh penyedia.
- Produksi:Ulas kapasitas, penataan produksi, dan estimasi waktu lead.
- Keuangan:Ulasan kondisi pembayaran, penempahan kredit, dan persyaratan finansial lainnya jika diperlukan.
Penyiar penjualan harus bertanggung jawab untuk memantau permintaan bahkan saat departemen lain menyediakan informasinya. Tanpa pemilik yang jelas, pertanyaan dapat terus berada di lemari email internal tanpa siapapun mengetahui apakah permintaan tersebut masih diproses.
Tetap terhubungkan riwayat kutipan kepada pelanggan
Beberapa pembeli mengambil beberapa revisi sebelum membuat keputusan. Mereka mungkin mengubah jumlah pembelian, meminta opsi bahan lain, mengambil revisi komposisi pengiriman, atau membandingkan dua konfigurasi.
Jika setiap versi disimpan secara terpisah tanpa referensi yang jelas, tim penjualan mungkin mengirim harga yang usang atau melupakan persyaratan yang telah direvisi.
Sebuah catatan kutipan harus mengidentifikasi:
- Pelanggan dan pertanyaan terkait.
- Model produk dan konfigurasi.
- Jumlah dan skolastik komersial.
- Nomor perjanjian dan revisi.
- Tanggal pengurusan dan periode kelaziman.
- Kurangannya dan syarat pengiriman yang berlaku.
- Orang yang bertanggung jawab untuk persetujuan.
- Status penawaran dan tindakan lanjutan berikutnya.
ketika kutipan disunting, versi sebelumnya harus tetap tersedia untuk rujukan, sementara versi terbaru harus bisa diidentifikasi dengan jelas. Hal ini khususnya penting ketika banyak orang terlibat dalam komunikasi dengan pembeli yang sama.
Gunakan otomasi untuk koordinasi informasi, bukan untuk menebak fakta yang hilang
Alat digital dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mentransfer informasi antara departemen.
Misalnya, suatu alur kerja kutipan dapat mengumpulkan pertanyaan dari website, membuat catatan pelanggan, mengekstrak model produk dan jumlah yang diminta, dan menugaskan pertanyaan teknis kepada anggota tim yang sesuai.
AI juga dapat membantu meringkas pesan pembeli, mengidentifikasi field yang hilang, membandingkan permintaan dengan rekaman produk yang sudah ada, dan menyiapkan draft penawaran atau respons untuk disetujui.
Namun, otomatisasi tidak boleh menciptakan spesifikasi teknis, biaya penyedia, kesediaan produksi, atau tanggal pengiriman. Detail-detail ini perlu berasal dari catatan perusahaan saat ini atau konfirmasi dari orang yang berponsible.
Sebuah alur kerja yang praktis mungkin terlihat seperti ini:
- Terima pertanyaan dan buat permintaan penawaran harga yang dapat dideskripsikan.
- Identifikasi produk dan extrak persyaratan yang disebutkan oleh pembeli.
- Periksa apakah informasi yang mutlak penting tidak ada.
- Rute pertanyaan teknis, pembelian, produksi, dan logistik ke orang yang relevan.
- Kumpulkan informasi yang sudah diverifikasi dan persiapkan penawaran.
- -review komersial dan teknis sebelum mengirimkannya kepada pembeli.
- Catat versi yang telah diterbitkan dan rencanakan pengecekan berikutnya.
Tujuan bukan untuk menghilangkan ulasan manusia. Ini adalah untuk mengurangi pencarian yang terlalu banyak, kepemilikan yang tidak jelas, dan pindahan tanpa diperlukan.
ukur di mana waktu kutipan sebenarnya dibelanjakan
Sebelum mengubah proses penilaian, penghasil dapat mengulik beberapa permintaan terbaru dan mencatat waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap.
Pemilihan ukuran yang berguna termasuk:
- Waktu dari terima pertanyaan hingga review awal.
- Waktu yang dihabiskan menunggu informasi pembeli yang hilang.
- Waktu yang dibutuhkan untuk konfirmasi teknis.
- Waktu yang diperlukan untuk mendapatkan biaya saat ini.
- Waktu antara persetujuan internal dan pengiriman catatan harga.
- Jumlah revisi kutipan yang disebabkan oleh informasi yang hilang atau tidak tepat.
Ini membuat lebih mudah untuk mengidentifikasi bottleneck sebenarnya. Jika kebanyakan penundaan terjadi saat menunggu konfirmasi teknis, mengubah template email tidak akan memecahkan masalah tersebut. Jika piyahan sering dimodifikasi karena persyaratan pembeli tidak jelas, daftar cek pemintaan yang lebih baik mungkin memiliki dampak yang lebih besar.
Percepatan penawaran yang lebih cepat bermanfaat hanya ketika penawaran tersebut juga akurat. Pabrikan harus menargetkan untuk memprediksi proses dengan lebih baik: informasi yang tepat diteruskan kepada orang yang tepat, tanggung jawab jelas, dan pembeli menerima penawaran yang mencerminkan apa yang sebenarnya dapat disediakan oleh perusahaan.
