Sự khác biệt giữa một yêu cầu tham khảo (inquiry) và một cơ hội bán hàng thực sự (real sales opportunity)

Một email được gửi từ một công ty ở nước ngoài, hỏi về các sản phẩm của bạn. Người gửi yêu cầu một danh mục sản phẩm, yêu cầu bảng giá, hoặc đơn giản là viết: “Xin gửi thêm thông tin.” Thật dễ bị cám dỗ để coi đây là một cơ hội bán hàng ngay lập tức.

Nhưng một cuộc thăm dò và một cơ hội bán hàng không phải là những thứ giống nhau.

Một số thắc mắc đến từ các công ty đang chuẩn bị mua sản phẩm. Những thắc mắc khác đến từ các đại lý so sánh nhà cung cấp, các kỹ sư thu thập thông tin kỹ thuật, các đối thủ cạnh tranh nghiên cứu thị trường, hoặc từ những cá nhân không có kế hoạch mua hàng ngay lập tức.

Đối với các nhà sản xuất, sự khác biệt này rất quan trọng. Các nhóm bán hàng có thời gian hạn chế, và nếu xem mọi yêu cầu khách hàng như một cơ hội kinh doanh thì có thể dẫn đến việc cung cấp báo giá không cần thiết, phải liên hệ lặp đi lặp lại, và dự báo doanh số không chính xác.

Một cuộc thăm dò cho thấy sự quan tâm. Một cơ hội bán hàng đòi hỏi nhiều bằng chứng hơn.

Một cuộc thăm dò cho bạn biết rằng có người đã bày tỏ sự quan tâm đến công ty, sản phẩm hoặc khả năng kỹ thuật của bạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là việc mua hàng sẽ xảy ra chắc chắn.>

Một cơ hội bán hàng trở nên đáng tin cậy hơn khi cuộc trò chuyện tiết lộ ra bối cảnh thương mại. Ví dụ, người mua có thể giải thích về ứng dụng, nêu rõ yêu cầu kỹ thuật, xác định số lượng mong muốn, hoặc mô tả lịch trình mua hàng.

Sự khác biệt không nằm ở việc xác định một người liên hệ có giá trị hay không quan trọng. Một người liên hệ ở giai đoạn đầu có thể sau này trở thành khách hàng. Mục đích là để hiểu rõ giai đoạn hiện tại của cuộc trò chuyện và quyết định những thông tin nào cần được thu thập tiếp theo.

Năm dấu hiệu giúp làm rõ ý định mua hàng

1. Người mua có thể giải thích về ứng dụng

Người mua cung cấp thông tin hữu ích cho nhà sản xuất khi họ mô tả nơi và cách sản phẩm sẽ được sử dụng. Một yêu cầu thông tin về bơm, van, động cơ hoặc bộ phận lọc trở nên có ý nghĩa hơn khi người mua xác định được hệ thống, môi trường vận hành hoặc dự án liên quan.

Chi tiết về ứng dụng cũng giúp đội ngũ kỹ thuật xác định xem sản phẩm có phù hợp hay không.

2. Các yêu cầu đang trở nên cụ thể hơn

Thông số kỹ thuật, kích thước, vật liệu, điều kiện vận hành, chứng nhận và yêu cầu hiệu suất có thể cho thấy người mua đang đánh giá các tùy chọn sản phẩm thực tế.

Không phải mọi người mua đều biết các chi tiết này từ đầu. Điểm quan trọng là cuộc trò chuyện có đang hướng tới một yêu cầu cụ thể hay không, thay vì chỉ dừng lại ở mức thông tin sản phẩm chung.

3. Người mua cung cấp số lượng hoặc khoảng giá mua.

Yêu cầu báo giá sẽ dễ đánh giá hơn khi người mua cung cấp số lượng ước tính, tần suất đặt hàng, hoặc quy mô dự án.

Trong quá trình thảo luận ban đầu, thông tin về số lượng chính xác không phải lúc nào cũng có sẵn. Tuy nhiên, một phạm vi ước tính vẫn có thể giúp nhà sản xuất hiểu được quy mô nhu cầu tiềm năng và chuẩn bị phản hồi phù hợp.

4. Có một quy trình mua hàng có thể nhận diện được.

Hãy hỏi xem người liên hệ là người dùng cuối cùng, đại lý phân phối, công ty thương mại, nhà thầu kỹ thuật, hay đại diện mua hàng. Đồng thời, hãy cố gắng tìm hiểu ai là người đánh giá tính phù hợp về mặt kỹ thuật, ai phê duyệt nhà cung cấp, và ai đưa ra quyết định mua hàng.

Một người liên hệ (contact) không cần phải là người đưa ra quyết định cuối cùng để đại diện cho một cơ hội thực sự. Tuy nhiên, việc hiểu rõ vai trò của họ sẽ giúp bạn xác định được người hoặc bộ phận tiếp theo tham gia vào quá trình đó.

5. Người mua có thể mô tả lịch trình dự kiến.

Có một sự khác biệt thực tế giữa người mua đang tìm hiểu về các nhà cung cấp cho một dự án trong tương lai và người mua đang chuẩn bị thực hiện việc mua hàng trong một khoảng thời gian được xác định trước.

Những câu hỏi về sẵn có của mẫu sản phẩm, lịch trình giao hàng, đăng ký nhà cung cấp, thời hạn hiệu lực của báo giá, hoặc hạn chót dự án có thể giúp xác định giai đoạn mà người mua đang ở trong quá trình mua sắm.

Những gì cần ghi chép sau cuộc trò chuyện đầu tiên

Các đội bán hàng nên ghi chép nhiều hơn chỉ tên liên hệ, địa chỉ email và trang web của công ty. Một bản ghi cơ hội kinh doanh hữu ích cần bao gồm thông tin thương mại được thu thập trong quá trình trò chuyện.

Những bản ghi này giúp nhân viên bán hàng phân biệt thông tin đã được xác nhận với những giả định. Nếu người mua không cung cấp số lượng hoặc thời gian hoàn thành, hãy ghi chú đó là “không biết”, thay vì điền vào chỗ trống bằng một ước lượng.

“Sử dụng những phản hồi khác nhau cho các giai đoạn khác nhau”

Một cuộc hỏi thăm sản phẩm thông thường có thể cần một phần giới thiệu ngắn gọn, một danh mục sản phẩm liên quan, và một câu hỏi về nhu cầu của người mua. Một yêu cầu có tính kỹ thuật phức tạp có thể cần sự phối hợp với bộ phận kỹ thuật. Người mua có dự án rõ ràng và lịch trình mua hàng có thể cần một báo giá chính thức cùng thảo luận về việc giao hàng.

Tiêu đề không được cung cấp, vui lòng cung cấp nội dung cần dịch để tiếp tục.

Ví dụ, nếu một người mua yêu cầu biết giá cả mà không chỉ rõ mẫu sản phẩm hay số lượng cần mua, nhà sản xuất có thể yêu cầu họ cung cấp thông tin đó trước. Việc gửi báo giá dựa trên những giả định có thể gây nhầm lẫn sau này, nhất là khi các cấu hình khác nhau có giá cả khác nhau đáng kể.

Tương tự như vậy, một người liên hệ chỉ thu thập thông tin tổng quát không nên tự động được coi là một dự báo doanh số ngắn hạn. Hãy giữ mối quan hệ mở, cung cấp thông tin liên quan, và cập nhật thông tin về cơ hội đó khi có bằng chứng mới xuất hiện.

Khi nào một thắc mắc nên trở thành cơ hội bán hàng?

Không có quy tắc chung nào áp dụng cho tất cả các ngành công nghiệp. Một dự án công nghiệp được thiết kế theo yêu cầu có thể cần nhiều cuộc thảo luận kỹ thuật trước khi người mua có thể xác định số lượng cần thiết. Ngược lại, một linh kiện tiêu chuẩn có thể từ giai đoạn tìm hiểu thông tin chuyển sang giai đoạn cung cấp báo giá nhanh hơn nhiều.

Mỗi nhà sản xuất do đó nên xác định riêng các tiêu chí đủ điều kiện (qualification criteria) của mình dựa trên sản phẩm và quy trình mua hàng của họ.

Một quy tắc nội bộ thực tế là tạo ra một cơ hội phù hợp khi ba yếu tố sau được làm rõ đầy đủ:

• Fit:Công ty, ứng dụng, hoặc dự án của người mua có liên quan đến sản phẩm và khả năng của nhà sản xuất.
• /Yêu cầu:/Có một nhu cầu sản phẩm hoặc kỹ thuật cụ thể có thể được nhận biết, ngay cả khi một số thông số vẫn chưa được xác định rõ.
• Bước tiếp theo:Người mua và người bán có một hành động có ý nghĩa để thúc đẩy cuộc thảo luận tiến triển.

Điều này không có nghĩa là mọi cơ hội đủ điều kiện đều sẽ trở thành đơn hàng. Nó có nghĩa là đội ngũ bán hàng có đủ bằng chứng để chứng minh rằng việc phân bổ thời gian và nguồn lực cho giai đoạn tiếp theo là cần thiết.

Các bản ghi doanh số tốt hơn sẽ dẫn đến những quyết định tốt hơn

Đối với các nhà sản xuất bán hàng trên phạm vi quốc tế, các cuộc hỏi thăm có thể đến từ các trang web, chiến dịch email, nền tảng ngành, giới thiệu và mạng xã hội. Khi những liên hệ này được lưu trữ trong các hộp thư và bảng tính riêng biệt, việc theo dõi những cuộc trò chuyện nào đang diễn ra trở nên khó khăn.

Quy trình quản lý khách hàng có cấu trúc có thể tập hợp thông tin về công ty, chi tiết của cuộc hỏi, tình trạng đủ điều kiện, lịch sử giao tiếp và các hành động tiếp theo vào một nơi duy nhất. Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể hỗ trợ bằng cách tóm tắt các cuộc trò chuyện, xác định thông tin còn thiếu và soạn thảo câu trả lời sơ bộ, nhưng đội ngũ bán hàng nên xác minh các sự thật thương mại trước khi đưa ra quyết định.

Mục tiêu không phải là đánh dấu mọi người liên hệ như là khách hàng tiềm năng. Mục tiêu là hiểu rõ những gì người mua thực sự đã truyền đạt, những điều nào vẫn chưa được biết, và sau đó cần phải làm gì.

Một hệ thống quản lý quá trình bán hàng (sales pipeline) hiệu quả không coi các cuộc hỏi thăm khách hàng (inquiries) là các đơn hàng đang chờ xử lý. Thay vào đó, nó ghi nhận những bằng chứng về sự tiến triển từ lúc khách hàng bắt đầu quan tâm cho đến khi họ đưa ra quyết định mua hàng cuối cùng.